Whistleblower-Hotlines sind in den letzten zehn Jahren durch die Einführung neuer Anti-Korruptions-, Datenschutz- und Arbeitsgesetze auf der ganzen Welt immer bekannter geworden.
Eine Whistleblower-Hotline kann in jedem Unternehmen ein wenig anders aussehen und ist abhängig von einer Reihe von Faktoren. Dazu gehören die Größe und das Profil Ihres Unternehmens, der Mitarbeiterstamm, die Branche, die Standorte und Gesetze, die beachtet werden müssen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick über verschiedene Faktoren, die jeder Arbeitgeber berücksichtigen sollte, sowie nützliche Links zu weiterführenden Artikeln.
DEFINITION EINER WHISTLEBLOWER-HOTLINE
Eine Whistleblower-Hotline ist ein Service, der es Mitarbeitern (und manchmal auch Lieferanten und Angehörigen von Mitarbeitern) ermöglicht, Bedenken über Fehlverhalten oder ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden. Richtig implementiert sind Whistleblower-Hotlines ein wirkungsvolles Instrument zur Aufdeckung von Betrug, Mobbing, Fehlverhalten, Diskriminierung und mehr.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite „Was ist eine Whistleblower-Hotline“?
Wie sieht eine gute Whistleblower-Hotline aus?
Eine gut geführte Hotline ist gesetzeskonform, leicht zugänglich, für Nutzer kostenlos und integrativ. Idealerweise sollten die Mitarbeiter Zugang zu Folgendem haben:
- Ein sicherer, einfach zu bedienender und unabhängig verwalteter interner Meldeprozess
- Ganzjährig rund um die Uhr erreichbar
- Möglichkeit, die Hotline kostenlos zu nutzen
- Die Wahl, Hinweise per Festnetz, Handy, online oder persönlich zu geben
- Die Möglichkeit, in der Muttersprache des Nutzers zu berichten
- Vertrauliche und anonyme Meldeoptionen
Die wachsende Rolle von Whistleblower-Hotlines
Whistleblower-Hotlines erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, fanden aber zunächst vor allem bei ethisch fortschrittlichen Organisationen Anklang – insbesondere bei solchen, die Mitarbeiter ermutigen, unethische Praktiken am Arbeitsplatz zu melden.
Unternehmen sind durch die langfristigen Vorteile, die Mitarbeiter, Führungskräfte und Stakeholder von einer starken Unternehmenskultur haben, dazu ermutigt worden, effektive Whistleblowing-Prozesse einzurichten.
Reaktion auf die Gesetzgebung
In den letzten zehn Jahren haben Whistleblower-Hotlines an Wichtigkeit gewonnen, was vor allem auf mehrere Gesetze in der EU, Großbritannien und dem APAC-Raum zurückzuführen ist. So verpflichtet die EU-Richtlinie zum Whistleblower-Schutz alle in der EU ansässigen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern dazu, einen internen Whistleblower-Prozess einzurichten.
Diese Art von Gesetzgebung etabliert erforderliche Verfahren für Unternehmen in Bezug auf Whistleblowing, insbesondere zum Schutz von Hinweisgebern vor Vergeltungsmaßnahmen. Sie ebnet auch den Weg für eine breitere Akzeptanz von Hotline-Diensten.
Auf unserer Seite Welche GRC-Lösung für welches Gesetz? finden Sie weitere Informationen zu spezifischen Gesetzen sowie zu den Lösungen, die Ihrem Unternehmen helfen können, diese einzuhalten.
DIE VORTEILE EINER WHISTLEBLOWER-HOTLINE
Eine effektive Hotline fördert eine offene, ehrliche und rechenschaftspflichtige Kultur, in der Mitarbeiter ihre Bedenken ohne Angst vor Repressalien äußern können.
- helfen, Risiken zu identifizieren, derer sich das Unternehmen möglicherweise nicht bewusst ist
- der Geschäftsleitung die Möglichkeit geben, Fehlverhalten schnell anzusprechen und Abhilfemaßnahmen zu ergreifen, wodurch der Schaden für das Unternehmen begrenzt werden kann
- Mitarbeiter ermutigen, ihre Bedenken anzusprechen
- einen alternativen Weg für Mitarbeiter bieten, die das Gefühl haben, dass sie sich intern nicht äußern können
- Ihrem Unternehmen dabei helfen, gesetzliche und regulatorische Verpflichtungen einzuhalten
- helfen, Ihre Untersuchungsprozesse zu stärken
- die Nulltoleranz Ihres Unternehmens gegenüber Pflichtverletzungen und Verstößen zu demonstrieren
- eine offenere Arbeitsplatzkultur fördern
PLANUNG UND IMPLEMENTIERUNG EINER WHISTLEBLOWER-HOTLINE
Der Umfang einer Whistleblower-Hotline hängt von der Größe des Unternehmens, der Art der Geschäftstätigkeit, dem Risikoprofil des Unternehmens und der globalen Reichweite ab.
Zielsetzung und Aufgabenbereich
Ihr Unternehmen muss sich darüber im Klaren sein, welche Rolle die Whistleblower-Hotline spielen soll und welche Arten von Meldungen über die Whistleblower-Hotline gemacht werden können. Dies kann durch Gesetze oder Vorschriften definiert sein, die für Ihr Unternehmen gelten. Zusammen mit anderen wichtigen Details sollten diese Informationen in Ihrer Whistleblower-Richtlinie enthalten sein.
Organisatorische Überlegungen
In einigen Organisationen ist eine ganze Abteilung für die interne Revision, Compliance und weitere Aktivitäten im Zusammenhang mit der Geschäftsethik zuständig. Andere haben vielleicht nur einen Ethikbeauftragten oder es fällt in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung.
Sie müssen daher festlegen, wer für die Aufsicht und das Management Ihres Whistleblower-Hotline-Prozesses verantwortlich sein wird und wie dieser mit den bestehenden Richtlinien und Verfahren vereinbart werden kann.
Da mehrere Interessengruppen involviert sind, müssen Sie sicherstellen, dass alle Parteien eingebunden sind und verstehen, wie wichtig deren Beitrag zum Erfolg der Hotline ist.
Gibt es Gewerkschaften oder Betriebsräte, mit denen Sie zusammenarbeiten müssen? In einigen Ländern ist dies gesetzlich vorgeschrieben, während es in anderen Ländern zur guten Praxis gehört, den Zweck des Dienstes zu erklären und zu erläutern, wie jeder davon profitiert.
Anforderungen bei internationaler Geschäftstätigkeit
Wenn Sie Mitarbeiter oder Lieferanten im Ausland haben, sollten Sie bedenken, wie diese auf Ihre Hotline zugreifen und sie nutzen werden. Überlegen Sie, welche Sprachen unterstützt werden müssen, ob Dolmetscher und Übersetzungsdienste erforderlich sind und ob die Hotline in verschiedenen Zeitzonen erreichbar sein muss.
Sie müssen die internationalen Gesetze zu Hinweisgebern, Datenschutz und Privatsphäre berücksichtigen, die sich von Land zu Land unterscheiden können und Änderungen unterliegen. Kulturelle Unterschiede und Empfindlichkeiten, die das Verständnis, die Durchführung oder die Akzeptanz des Dienstes beeinflussen können, müssen ebenfalls berücksichtigt werden.
Es muss entschieden werden, ob die Whistleblower-Hotline zentral eingeführt werden soll oder ob sie von einzelnen Ländern oder Standorten geregelt wird. Wie auch immer Sie sich entscheiden, die Verantwortlichkeiten und Rollen müssen zugewiesen und klar kommuniziert werden.
Melde-Barrieren überwinden
Es ist wichtig, über andere Faktoren nachzudenken, die Mitarbeiter davon abhalten könnten, Bedenken zu äußern – und nach Wegen zu suchen, wie diese überwunden werden können.
Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass viele Mitarbeiter zögern, Fehlverhalten zu melden, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Identität aufgedeckt werden könnte und ein Risiko für Vergeltungsmaßnahmen besteht.
Dazu kann auch mangelndes Wissen darüber gehören, was eine „gültige“ Meldung ausmacht oder wie Meldungen gemacht werden sollten - beides sollte in einer umfassenden Kommunikationskampagne thematisiert werden (siehe „Warum sich Mitarbeiter nicht zu Wort melden” für weitere Ratschläge zu diesem Thema).
Ihre Hotline sollte sicher sein und alle Meldungen vertraulich behandeln. Bieten Sie anonyme Meldemöglichkeiten und implementieren Sie klare Prozesse, um das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter zu stärken und sie vor jeder Form von Vergeltung zu schützen, wenn sie eine Meldung machen.
Auch die Erreichbarkeit ist wichtig. Daher sollten kostenlose oder gebührenfreie Telefonnummern und Web-Meldeoptionen als Teil des Dienstes zur Verfügung gestellt werden. Es muss auch entschieden werden, ob der Hotline-Service auf Lieferanten, Kunden und Dritte ausgeweitet werden soll.
WERBUNG FÜR IHRE WHISTLEBLOWER-HOTLINE
Eine effektive Kommunikation über Ihren Whistleblower-Hotline-Service ist entscheidend. Wenn Informationen und Serviceverfahren in der Dokumentation der Unternehmensrichtlinien versteckt sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Mitarbeiter sie nicht finden, wenn sie sie brauchen.
Hier sind einige Vorschläge, die Ihnen helfen können, Ihre eigenen Ideen für die Werbung für Ihre Whistleblower-Hotline zu entwickeln.
Geben Sie Mitarbeitern bei der Einarbeitung Informationen
- Geben Sie neuen Mitarbeitern:
- Details über die Whistleblower-Hotline und wie sie mit der Unternehmenspolitik vereinbart werden kann,
- wie man den Service nutzen kann,
- welche Arten von Meldungen akzeptiert werden,
- wann die Hotline geöffnet ist sind
- was die Kolleginnen und Kollegen erwarten können, nachdem sie eine Meldung gemacht haben
Stellen Sie sicher, dass Management und Stakeholder vollständig geschult sind. Dies verbessert die Kommunikationskanäle im gesamten Unternehmen und trägt dazu bei, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Richtlinie effektiv zu vermitteln. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass Führungskräfte wissen, wie eine Meldung korrekt zu behandeln ist.
Ernennen Sie in jeder Abteilung Beauftragte, die als Teil eines größeren „Ethik-Komitees“ den Dienst bekannter machen
Diese Mitarbeiter sollten in die Planungs- und Umsetzungsphase einbezogen werden, da sie wertvolle Einblicke in potenzielle Risikobereiche, eventuelle Hindernisse für die Akzeptanz des Dienstes und Rückmeldungen zu den Auswirkungen auf die verschiedenen Abteilungen geben können.
Bringen Sie Plakate und Werbematerial in Büros, Arbeitsplätzen und Gemeinschaftsbereichen an
Zeigen Sie Details zur Hotline in Ihrem Personalraum, in den Fahrzeugen des Fuhrparks und auf den vom Unternehmen ausgegebenen Geräten an. Stellen Sie sicher, dass sich das Branding von der internen Kommunikation und anderen Werbematerialien abhebt.
Bewerben Sie den Service über die digitalen Kommunikationskanäle des Unternehmens
Stellen Sie vor allem sicher, dass die Informationen leicht zu finden sind (die Mitarbeiter werden nicht fragen wollen, wie sie sie finden können, wenn sie sie am dringendsten brauchen). Versuchen Sie zu vermeiden, sie im Kleingedruckten unter Personal- oder Verhaltenskodex-Materialien zu „verstecken“.
Verwenden Sie anonyme Umfragen
So können Sie das Bewusstsein der Mitarbeiter testen oder mögliche Nutzungsbarrieren aufdecken.
SICHERSTELLEN, DASS IHR SERVICE RECHTSKONFORM UND EFFEKTIV BLEIBT
Personalwechsel, Geschäftsentwicklungen, Gesetzesänderungen und viele andere Faktoren können die Bereitstellung und die Anforderungen an Ihre Whistleblower-Hotline beeinflussen.
Regelmäßige Audits und Überprüfungen des Dienstes sind daher entscheidend für dessen Erfolg. Regelmäßige Treffen mit Stakeholdern und Mitarbeitervertretern und das Einholen von Feedback über Kanäle wie Mitarbeiterbefragungen zeigen Probleme auf und liefern Erkenntnisse für Serviceverbesserungen sowie potenziellen Schulungsbedarf.
Monatliche Berichte, in denen Kennzahlen wie Meldevolumen, Meldekategorien und Standort aufgeführt sind, können wertvolle Einblicke in die Effektivität und Benutzerfreundlichkeit des Dienstes liefern – ebenso wie in die Stärke Ihrer Corporate Governance – und Risikopräventionsprogramme.
CHECKLISTE FÜR IHRE WHISTLEBLOWER-HOTLINE
Bei der Planung und Implementierung Ihrer Whistleblower-Hotline gibt es acht Bereiche, die berücksichtigt werden sollten, um sicherzustellen, dass Sie die Best Practices einhalten.
Ist unsere Hotline…
Angemessen für unser Geschäftsmodell? Auf der Grundlage unseres Risiko-Audits befasst sich unser Whistleblowing-Service mit den wichtigsten Risikobereichen, denen unser Unternehmen und unsere Mitarbeiter ausgesetzt sind.
Unabhängig und sicher? Unsere Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise wohler, wenn sie Bedenken über einen sicheren, unabhängigen Hotline-Service melden, bei dem der Zugang zu den Meldungen streng geregelt ist.
Zugänglich? Unsere Mitarbeiter können den Service per Festnetz, Handy, online oder persönlich rund um die Uhr und 365 Tage im Jahr erreichen. Wo erforderlich, haben wir muttersprachliche Dienste eingerichtet.
Vertraulich? Wo es das nationale Recht erlaubt, können Kollegen ihre Bedenken anonym und stets vertraulich melden und werden auf Wunsch über den Fortgang des Falls informiert.
Rechtskonform? Wir haben sichergestellt, dass unsere Hotline in allen von uns abgedeckten Gebieten mit allen Gesetzen, einschließlich Datenschutz und Privatsphäre, konform ist. Die Richtlinien sind aktuell und zugänglich.
Gut kommuniziert? Unsere Mitarbeiter werden bei der Einarbeitung auf den Service aufmerksam gemacht und es gibt Prozesse, um die Kommunikation durch Schulungen und Sensibilisierungskampagnen kontinuierlich zu optimieren.
Vom Management gefördert? Unser „Tone from the Top“, ein klares Bekenntnis der Führungskräfte zur Whistleblower-Hotline, ist positiv, integrativ und arbeitet im besten Interesse unserer Mitarbeiter. Es gibt einen Null-Toleranz-Ansatz bei Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower.
Bei NAVEX haben wir jahrelange Erfahrung in der Implementierung von Whistleblower-Systemen als Teil unseres gesamten Ethik- und Compliance-Services. Kontaktieren Sie uns noch heute, um herauszufinden, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können.