Herausforderungen bei der SOX-Compliance
Alle börsennotierten Unternehmen sind zur Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act (SOX) verpflichtet. Der SOX wurde 2002 vom Kongress der Vereinigten Staaten verabschiedet und soll Aktionäre und die Öffentlichkeit vor betrügerischen Buchhaltungs- und Geschäftspraktiken schützen. Die nach einer Reihe von hochkarätigen Finanzskandalen von Unternehmen gesetzlich vorgeschriebene SOX-Compliance soll die Corporate Governance und Verantwortlichkeit durch umfassende interne Kontrollen durchsetzen. Das Gesetz verlangt umfangreiche und teure Aufzeichnungsstandards und verhängt hohe Bußgelder bei Nichteinhaltung.
Sarbanes-Oxley verlangt von allen börsennotierten Unternehmen, dass sie ihre internen Rechnungslegungskontrollen an die Securities and Exchange Commission (SEC) melden, und fordert sogar den CEO und CFO auf, sich persönlich von der Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen zu überzeugen. Die Nichteinhaltung der SOX-Compliance kann zu erheblichen persönlichen Bußgeldern für Führungskräfte und sogar zu Gefängnisstrafen führen. Um für mehr Transparenz im Unternehemen zu sorgen, kann durch SOX-Kontrollen derInformantenschutz verbessert werden. Dies wiederum fördert die Meldung illegaler Aktivitäten fördern, die möglicherweise nicht ohne Weiteres oder nur durch einen SOX-Audit offengelegt werden. Darüber hinaus gibt das Gesetz der Behörde des US-Justizministeriums die Möglichkeit, Arbeitgeber, die Vergeltungsmaßnahmen gegen Informanten ergreifen, strafrechtlich zu belasten, wodurch die Messlatte für Unternehmen höher gelegt wird, um Umgebungen mit Null-Toleranz für Vergeltungsmaßnahmen zu schaffen.
EINE SOX-COMPLIANCE SOFTWARE, DIE SIE BEI DER EINHALTUNG DES SARBANES-OXLEY UNTERSTÜTZT
Compliance-Richtlinien
Richtlinien und Verfahren müssen die internen Kontrollen, Auditpraktiken und Dokumentationsstandards klar und detailliert beschreiben, um eine SOX-konforme Nachweisführung in Deutschland zu gewährleisten.
Effektive Schulung zur SOX-Compliance
Regelmäßige Schulungen sind für alle Direktoren, Führungskräfte, relevanten Mitarbeiter und Vertreter/Geschäftspartner erforderlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alles zur Beseitigung oder Identifizierung potenzieller Betrugsfälle unternimmt.
Whistleblower-Hotline
Börsennotierte Unternehmen müssen über eine Whistleblower-Hotline verfügen, über die Mitarbeiter vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten oder Verstöße gegen die Richtlinien melden können, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen zu haben.
Maßnahmen, die Sie zur Einhaltung der SOX-Compliance ergreifen können
Maßnahme 1
Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien und Verfahren wirksame interne Kontrollen schaffen, die das Verhalten der Mitarbeiter steuern, und dass Sie eine ausreichende Dokumentation der Corporate Governance- und Rechenschaftspraktiken des Unternehmens erstellen.
Maßnahme 2
Bieten Sie mehrere Whistleblower-Berichtsmethoden an, einschließlich einer Compliance-Hotline, die die Mitarbeiter ermutigt, potenzielle SOX-Verletzungen zu identifizieren und zu melden. Die interne Aufklärung von Verstößen kann Unternehmen und Führungskräfte vor erheblichen finanziellen Schäden und Reputationsschäden schützen.
Maßnahme 3
Schulen Sie die richtigen Mitarbeiter in internen Rechnungslegungskontrollen und bewährten Dokumentationsverfahren, um das Risiko eines fehlgeschlagenen SOX-Audits zu minimieren.