Umgang mit Interessenkonflikten und Offenlegungsmanagement
Erhöhte Komplexität und fehlende Transparenz hat in vielen Unternehmen dazu geführt, dass Interessenkonflikte nachverfolgt und aktualisiert werden müssen. Bei der Schaffung einer ethischen und vertrauensvollen Kultur hat die Geschäftsführung eine Vorbildfunktion. Offenlegungsmanagement bedeutet, Mitarbeitern und Auftraggebern offen zu vermitteln, dass Sie ihre Beziehungen nicht kontrollieren wollen, aber über bestehende Beziehungen informiert werden müssen, um das Risiko durch potenzielle Interessenkonflikte zu reduzieren.
Wenn es in Ihrer Organisation keinen eindeutigen Ort gibt, an dem diese Offenlegungen stattfinden können, dann lassen sie sich leicht hinausschieben oder geraten in Vergessenheit, sodass Ihr Unternehmen höheren Risiken ausgesetzt ist. Organisationen müssen eindeutig kommunizieren, was Interessenkonflikte sein könnten, und sie müssen eine einfache, ungefährliche Möglichkeit zur Offenlegung anbieten.
Hilfsmittel für den richtigen Umgang mit Interessenkonflikten
Richtlinie zu Interessenkonflikten
Eine Richtlinie, die die Arten von Beziehungen klar definiert, die offengelegt werden müssen
Verfahren
Ein Verfahren, das nicht einschüchternd ist und eine aufrichtige und ehrliche Offenlegung unterstützt
Schulungen
Interaktive Schulungen, die diese Richtlinien im Zusammenhang darstellen und erklären, warum Interessenkonflikte eine große Rolle spielen
Berichterstattung
Eine Möglichkeit, um die Untersuchung und Aufklärung von Interessenkonflikten zu verfolgen, mit einfacher Berichterstattung
Nachverfolgung
Ein System, um die Kommunikation zwischen der offenlegenden Partei und dem Compliance-Experten zu verfolgen
Einsicht
Einsicht bei Drittparteien, um versteckte Beziehungen mit politisch exponierten Personen, Regierungsbeamten und Wettbewerbern offenzulegen
Maßnahmen zum Management und zur Überwachung von Interessenkonflikten
Maßnahme 1
Identifizieren Sie alle Vorschriften und Verträge, bei denen die Offenlegung von Interessenkonflikten erforderlich ist.
Maßnahme 2
Schulen Sie die Mitarbeiter darin, was ein Interessenkonflikt ist und schaffen Sie eine sichere Umgebung, um darüber zu sprechen.
Maßnahme 3
Verwenden Sie eine automatisierte Lösung für die Richtlinienverwaltung, um von allen Mitarbeitern Angaben zu Beziehungen zu erhalten. Verfolgen Sie in einer zentralen Datenbank, wer den Offenlegungsfragebogen gelesen und ausgefüllt hat.
Maßnahme 4
Verfolgen Sie die Untersuchung und Aufklärung von Interessenkonflikten und erstellen Sie Berichte, die Ihre Software für die Richtlinienverwaltung und Ihr Incident Management System integrieren.