Die wichtigste Aufgabe von Compliance-Beauftragten ist es, dafür zu sorgen, dass die Compliance-Programme reibungslos funktionieren und sich an den geltenden Gesetzen und Bestimmungen orientieren. Erfüllen Sie problemlos die Compliance-Erwartungen des US-Justizministeriums mit NAVEX One.
Die „Evaluation of Corporate Compliance Programs“ (Bewertung von Compliance-Programmen, kurz ECCP) ist ein Leitfaden des US-Justizministeriums (Department of Justice, kurz DOJ) für Bundesstaatsanwälte zur Bewertung der Robustheit und Qualität von Compliance-Programmen in Unternehmen. Diese Bewertung dient wiederum zur Bestimmung des Umfangs und der Schwere der Strafe, die ein Unternehmen im Falle eines Compliance-Verstoßes zu erwarten hat.
Das US-Justizministerium aktualisiert den Leitfaden regelmäßig. Die jüngste Aktualisierung wurde im September 2024 veröffentlicht. Dies war die fünfte Überarbeitung des Leitfadens, dessen ursprüngliche Version 2017 vom Ministerium herausgegeben wurde.
Die Orientierung an den Erwartungen des DOJ-Leitfadens kann eine schwierige Aufgabe sein. Compliance-Beauftragte können mit der Beantwortung der wichtigsten Fragen beginnen, die das DOJ den Staatsanwälten zu Beginn ihrer Bewertung vorgibt:
Das DOJ setzt seine Anforderungen mit zunehmender Konsequenz durch und eine Nichteinhaltung kann sehr teuer kommen. Ob bei der Reaktion auf Sanktionsverstöße oder der Betrugsbekämpfung, die Orientierung an den Anforderungen des DOJ und der Einhaltung der geltenden Bestimmungen ist von entscheidender Bedeutung, um den Ruf und den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens zu schützen.
Das deckt der neue DOJ-Leitfaden für die Bewertung der Compliance-Programme von Unternehmen ab
Das US-Justizministerium stellt einen Leitfaden für die Aufstellung von Compliance- und Ethikstandards in Unternehmen bereit. Bestimmte Anforderungen hängen von der Art des Unternehmens ab, doch gibt es einige allgemeine Vorgaben:
Einrichtung eines Compliance-Programms
Unternehmen müssen ein effektives Compliance-Programm umsetzen und aufrechterhalten, das auf ihre speziellen Risiken und Betriebsabläufe ausgerichtet ist. Dies umfasst die regelmäßige Aktualisierung von Richtlinien und Verfahren, um gewonnene Erkenntnisse aus vergangenen Vorfällen und neu aufkommende Risiken zu berücksichtigen.
Risikobewertung
Regelmäßige Risikobewertungen müssen durchgeführt werden, um mögliche Compliance-Risiken zu identifizieren und einzudämmen, die mit Geschäftstätigkeit, Branche, Rechtsverstößen und geografischen Standorten des Unternehmens verbunden sind. Der aktuelle Leitfaden des US-Justizministeriums (DOJ) legt dar, dass diese Bewertungen an neue und zukünftige Risiken, insbesondere in Bezug auf Technologien, angepasst werden müssen.
Richtlinien und Verfahren
Unternehmen müssen klare, sorgfältig vermittelte Richtlinien und Verfahren haben, die relevante Compliance-Risiken behandeln, etwa in den Bereichen Bestechungs- und Korruptionsschutz, Kartellrecht, Datenschutz und andere rechtliche Anforderungen. Die Einrichtung eines Verfahrens zur Aktualisierung dieser Richtlinien unter Einbeziehung gewonnener Erkenntnisse und technologischer Veränderungen ist unerlässlich.
Schulung und Kommunikation
Die Mitarbeiter müssen regelmäßig Schulungen über die Compliance-Richtlinien und -Verfahren erhalten und es muss effektive Kommunikationskanäle für die Meldung von potenziellen Verstößen oder die Bereitstellung von Auskünften geben. Schulungen sollten an die spezifischen Risiken angepasst werden und Mechanismen umfassen, um sicherzugehen, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie auf relevante Richtlinien zugreifen können.
Due-Diligence-Prüfung
Unternehmen müssen Due-Diligence-Prüfungen bei Drittparteien wie etwa Lieferanten, Händlern, Distributoren und Geschäftspartnern durchführen, um sicherzustellen, dass diese die Compliance-Standards des Unternehmens einhalten.
Interne Meldungen
Unternehmen müssen ein System betreiben, das den Mitarbeitern (und ggf. anderen Drittparteien) die Meldung von Fehlverhalten ermöglicht. Das System muss in den Sprachen betrieben werden, die von den Mitarbeitern gesprochen werden, und in Kanälen zugänglich sein, deren Nutzungsweise den Mitarbeitern bekannt ist. Es muss auch anonyme Meldungen ermöglichen. Ein weiterer Fokus sollte die Überwachung von Whistleblowing-Untersuchungen sein, um Fairness und Einheitlichkeit beim Umgang mit Meldungen zu gewährleisten.
Erfahren sie mehr
Die Einhaltung der DOJ-Anforderungen ist aus zahlreichen Gründen ausschlaggebend für den Erfolg Ihres Unternehmens.
Schritte, die Sie unternehmen können, um die DOJ-Richtlinien für Compliance-Programme zu erfüllen
Um gesetzeskonform zu bleiben, müssen Unternehmen:
Die Erwartungen des DOJ zuordnen und Risikobewertungen durchführen
Um sich an den Erwartungen des US-Justizministeriums auszurichten, sind einige Schritte bei der Identifizierung und Bearbeitung Ihrer Risiken erforderlich. Mit diesem Schritt bringen Sie Ihr gesamtes Programm auf Erfolgskurs und machen Ihr Compliance-Programm widerstandsfähiger.
Richtlinien und Verfahren aufstellen
Bevor Regeln befolgt werden können, müssen sie aufgestellt werden. Durch Richtlinien und Verfahren sowie einen Verhaltenskodex geben Sie Ihren Mitarbeitern und Drittparteien wichtige Informationen an die Hand, mit deren Hilfe Sie Ihre Compliance-Anforderungen erfüllen können
Bereitstellung von regelmäßigen Schulungen und Mitteilungen
Schulungen für Ihre Mitarbeiter und Mitteilungen über die Erwartungen an das Verhalten vermitteln nicht nur die Verhaltensweisen, die Sie sich wünschen, sondern die vom US-Justizministerium vorgegeben werden.
Einrichtung von Hotlines sowie Systemen und Protokollen für das Vorfallsmanagement
Ihre Hotline und Ihre Vorfallsmanagementsysteme sind die Lebensadern Ihres Compliance-Programms, von der Annahme von Meldungen bis zur Problembehebung. Statten Sie Ihr Team mit den richtigen Tools und Protokollen für die Untersuchung und Nachverfolgung aus, um eine Kultur zu schaffen, die Ihre Mitarbeiter verdient haben.
Ständige Verbesserungen und regelmäßige Prüfungen
Bei Ethik und Compliance ist der Weg das Ziel. Wenn angemessene Tools eingerichtet sind, bezeugen eine fortlaufende Überwachung, regelmäßige Prüfungen und die Weiterentwicklung des Programms Ihre anhaltende Verpflichtung zur Compliance.
Mit den benutzerfreundlichen NAVEX One-Lösungen kann Ihr Unternehmen die Compliance mit dem DOJ-Leitfaden sicherstellen
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Sorgen Sie dafür, dass die Offenlegung potenzieller Konflikte einfach zu handhaben und im Laufe der Zeit zu überwachen ist.
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Compliance-Programme in Unternehmen sind formalisierte Systeme, die der Identifizierung und Verhinderung von Verstößen gegen Gesetze und Bestimmungen und der Förderung von ethischem Verhalten und Integrität bei der Geschäftstätigkeit dienen. Diese Programme umfassen Richtlinien, Verfahren und Praktiken, mit denen sichergestellt wird, dass ein Unternehmen und seine Beschäftigten die rechtlichen Standards und Branchenbestimmungen einhalten.
Ein Compliance-Programm umfasst in der Regel:
Die „Säulen“ eines Compliance-Programms in Unternehmen können den oben erwähnten sieben Elementen entsprechen. Sie unterstreichen die grundlegenden Aspekte, die für die Wirksamkeit des Programms ausschlaggebend sind:
Für ein gutes Compliance-Programm gibt es kein Einheitsrezept. Immerhin lässt sich klar beschreiben, was ein gutes Compliance-Programm auszeichnet: