An: Kunden von NAVEX
Wir möchten Sie darüber informieren, wie NAVEX auf die wachsende Bedrohung durch das Coronavirus (COVID-19) reagiert. Diese Bereitschafts- und Reaktionsplanung betrifft das operative Geschäft von NAVEX, einschließlich unserer Expolink-, WhistleB- und Lockpath-Teams.
Kurz nach dem Ausbruch von COVID-19 in China haben wir unseren bestehenden Pandemie-Reaktionsplan, der Teil unseres Geschäftskontinuitätsplans ist, überprüft und entsprechende Maßnahmen umgesetzt. Der Pandemie-Reaktionsplan beschreibt konkrete Schritte, die NAVEX unternimmt, um die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter während einer Pandemie zu schützen und die Fähigkeit des Unternehmens zu gewährleisten, den wesentlichen Betrieb aufrechtzuerhalten und weiterhin wichtige Dienstleistungen für unsere Kunden bereitzustellen.
In Übereinstimmung mit den Protokollen der Weltgesundheitsorganisation (WHO) und der U.S. Centers for Disease Control (CDC) zur Gefahrenabschätzung haben wir unser Notfallmanagementteam aktiviert, wie im Geschäftskontinuitätsplan von NAVEX beschrieben. Dieses Team befasst sich mit der aktiven und kontinuierlichen Krankheitsüberwachung, dem Schutz und dem Management der Mitarbeiter, dem Lieferkettenmanagement und Lieferkettenrisiken, Reise- und Zutrittsbeschränkungen sowie Quarantänemaßnahmen, wie in unserem Plan definiert. Genauer gesagt:
Wir überwachen die Situation aktiv und kontinuierlich, insbesondere den Krankheitsverlauf, die Reaktionen der Länder und der WHO, Lieferanten- und Lieferkettenrisiken sowie Vorbeugungs- und Eindämmungsmaßnahmen.
Wir haben beste Praktiken zum Schutz der Gesundheit unserer Mitarbeiter kommuniziert und Reinigungsvorschriften für die Arbeitsplätze der Mitarbeiter eingeführt. Mitarbeiter, die krank sind, wurden gebeten, zu Hause zu bleiben.
Wir haben Reisebeschränkungen für Mitarbeiter eingeführt, und alle Personen, die in oder durch betroffene Länder gereist sind, dürfen die Einrichtungen des Unternehmens 14 Tage lang nicht betreten.
Wir verfügen bereits über Videokonferenzsysteme und haben veranlasst, dass diese Systeme für Interaktionen zwischen unseren Büros und für die meisten Meetings mit Kunden und Geschäftspartnern genutzt werden.
Wir wissen auch, dass unsere Hotline- und Incident-Management-Kunden konkrete Fragen zu unseren Geschäftskontinuitätsplänen für Kontaktzentren und Meldeverfahren haben. Obwohl wir die genauen Einzelheiten unserer Geschäftskontinuitätspläne aus Sicherheitsgründen nicht mitteilen, finden Sie nachfolgend einen Überblick über wichtige Schritte bezüglich des Betriebs der Kontaktzentren
Unser Pandemie-Maßnahmenplan klassifiziert die Angestellten der Kontaktzentren als „unerlässliche“ Mitarbeiter, deren Aufgaben für den fortgesetzten Kernbetrieb des Unternehmens, die Entgegennahme und Meldung von Informationen, kritisch sind. Soweit die Umstände nicht etwas anderes erfordern, erwartet das Unternehmen, dass „unerlässliches“ Personal während einer Pandemie auf dem Betriebsgelände zur Verfügung steht und arbeitet. In extremen Fällen können „unerlässliche“ Mitarbeiter angewiesen werden, von zu Hause zu arbeiten. Bei diesem Szenario würde es sich um situative bzw. episodische Telearbeit handeln.
Unsere Kontaktzentren sind über mehrere, geografisch unterschiedliche Standorte verteilt, so dass wir im Falle einer kritischen Pandemiesituation an einem Standort in den meisten Fällen in der Lage sind, Anrufe an nicht betroffene alternative Standorte zu verlagern.
Für den Fall, dass wir nicht genügend Mitarbeiter haben, um alle Anrufe zu beantworten, werden wir eine Nachricht auf unserem Telefonsystem abspielen und Anrufer darauf hinweisen, dass wir ein hohes Anrufvolumen haben. Die Nachricht wird sagen, dass der Anruf für uns wichtig ist und der Anrufer bitte auf den nächsten freien Mitarbeiter warten soll. Die Nachricht wird den Anrufer ebenfalls darauf hinweisen, online Meldung über die Meldeseite des Unternehmens zu erstatten (die von NAVEX betrieben wird und für alle derzeitigen Kunden von NAVEX zur Verfügung steht).
Wir möchten noch einmal betonen, dass unsere Online-Meldesysteme immer als wichtige Meldeoption zur Verfügung stehen. Dieses System wird von unserem Team aufrechterhalten, ganz gleich, ob die Mitarbeiter im Büro oder zu Hause arbeiten. Wir empfehlen allen Hotline-/Incident-Management-Kunden, ihre Mitarbeiter auf die verfügbaren webbasierten Meldeoptionen hinzuweisen.
Die Geschäftsführung und der Vorstand von NAVEX nehmen COVID-19 sehr ernst. Wir ergreifen alle angemessenen Maßnahmen, um uns auf COVID-19 vorzubereiten und die Risiken für unsere Teammitglieder, unsere Kunden und unser Unternehmen zu begrenzen. Wir werden gegebenenfalls weitere Informationen zur Verfügung stellen.
Vielen Dank für Ihre fortgesetzte Unterstützung von NAVEX. Wir wünschen allen unseren Geschäftspartnern sowie deren Mitarbeitern und Familien, dass sie gesund und sicher bleiben.
Mit freundlichen Grüßen
Bob Conlin
Präsident und CEO
NAVEX Global