Whistleblower Hotline: Was ist das?

Ein Whistleblower-System, auch Whistleblowing-Hotline oder Hinweisgebersystem genannt, hilft Mitarbeitenden und anderen, Fehlverhalten und ungesetzliches oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden.

Ursprünglich bezog sich der Begriff Whistleblowing-Hotline auf einen telefonischen Meldedienst. Heute wird er als Sammelbegriff verwendet, um alle Formen von  Whistleblowing-Systemen, einschließlich des Online-Whistleblowing, zu beschreiben.

Eine ‘Whistleblowing-Hotline’ ist auch bekannt als…

Whistleblowing-Hotlines werden oft mit anderen Namen bezeichnet, darunter auch

• Whistleblowing-System oder Hinweisgebersystem
• Hinweishotline
• Ethik-Hotline
• System zur vertraulichen Berichterstattung
• Sicherheitshotline
• Betrugsmeldehotline
• Hotline zur Verhinderung von Verlusten
• Helpline

​Viele Organisationen entscheiden sich dafür, ihre Hotline so zu benennen oder zu “branden”, dass sie den gewünschten Zweck widerspiegelt, oder nur bestimmte Arten von Whistleblowing-Meldungen zu fördern.

Whistleblower-Definition: Was ist ein Whistleblower?

Um die Rolle einer Whistleblower-Hotline richtig zu verstehen, ist es wichtig, genau zu verstehen, was ein Whistleblower ist. 

Kurz gesagt ist ein Whistleblower jemand, der sich zu Wort meldet, wenn er einen potenziellen Regelverstoß oder ein Problem bemerkt hat, typischerweise im Zusammenhang mit dem Arbeitsumfeld. Diese Person meldet dann über einen Meldekanal (wie z.B. eine Whistleblower-Hotline), was sie festgestellt hat. So kommen Informationen ans Licht und geben der Organisation die für die Einleitung einer Untersuchung erforderlichen Hinweise.

Die rechtliche Definition eines “Whistleblowers” zum Zwecke rechtlichen Schutzes kann von Land zu Land unterschiedlich sein.

Warum eine Whistleblowing-Hotline einrichten?

Es gibt viele treibende Faktoren, die die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline zu einer wichtigen und lohnenden Aufgabe machen. Wenn Sie sich fragen, ob Ihre Organisation eine eigene Hotline einrichten muss, sollten Sie die unten aufgeführten Faktoren und die positiven Auswirkungen eines umfassenden Whistleblowing-Verfahrens in Betracht ziehen.

Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Eine Whistleblowing-Hotline kann einem Unternehmen helfen, seinen gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen.

Die Bereitstellung von Kanälen für vertrauliche Meldungen, wie z.B. ein Whistleblowing-System, sind ein Schlüsselelement vieler Gesetze zum Schutz von Hinweisgebern, wie z.B. der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern (Whistleblower Protection Directive).

In Deutschland gilt seit 2019 das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) beschlossen. Dieses Gesetz trifft erstmals auch Regelungen für Whistleblower. Diese werden ausdrücklich vor einer Strafverfolgung geschützt, wenn Sie Geschäftsgeheimnisse weitergeben, um damit eine rechtswidrige Handlung oder ein berufliches oder sonstiges Fehlverhalten aufzudecken und wenn die Erlangung, Nutzung oder Offenlegung geeignet ist, das allgemeine öffentliche Interesse zu schützen. Unternehmen sollten daher ihren Mitarbeitern einen eigenen Meldekanal anbieten, um zu vermeiden, dass sich Whistleblower an Dritte wenden.

Mitarbeiter schützen

Organisationen führen häufig Hotlines ein, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Probleme anzusprechen, die sie möglicherweise nicht mit einem Vorgesetzten besprechen möchten, wie z.B. sexuelle oder rassistische Diskriminierung oder Informationen, die einen Kollegen belasten könnten.

Dies kann dazu beitragen, wichtige Probleme aufzudecken, die ansonsten geheim bleiben würden, und den Mitarbeitern die Gewissheit geben, dass ihre Bedenken ernst genommen werden.

Sammeln von Risiko-Informationen

Für die meisten Organisationen gibt es keine bessere Informationsquelle als ihre Mitarbeiter.

Aber korruptes und illegales Verhalten bleibt oft unentdeckt, weil die Mitarbeiter die Konsequenzen fürchten, wenn sie über die bestehenden internen Kanäle gemeldet werden.

Richtig implementiert, kann eine Hotline ein wirksames Instrument sein, um illegales oder unethisches Verhalten aufzudecken. Organisationen legen daher oft großen Wert auf die Risikoaufklärung, die eine effektive Hotline bieten kann.

Reputationsgründe 

Der Schutz des Markenrufs ist oft ein Hauptmotivator, wenn sich ein Unternehmen für die Einführung eines Whistleblower-Systems entscheidet.

Wenn Mitarbeiter oder Dritte keinen Zugang zu einem vom Unternehmen bereitgestellten Meldekanal haben, könnten sie alternative öffentliche Kanäle nutzen, z.B. zur Presse gehen oder rechtliche Schritte einleiten. Eine Whistleblowing-Hotline kann einer Organisation frühzeitig Einblick in potenzielle Probleme geben und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass schädliche Informationen an die Öffentlichkeit gelangen.

Was sind die Hauptmerkmale eines effektiven Whistleblower-Systems?

Whistleblowing-Hotlines gibt es in vielen Formen und Größen, aber die erfolgreichsten weisen einige Gemeinsamkeiten auf.

1. Erreichbarkeit - Die Mitarbeiter haben rund um die Uhr und 7 Tage die Woche per Telefon, Internet, Smartphone oder persönlich Zugang zu diesem Dienst. Bei Bedarf werden muttersprachliche Dienstleistungen angeboten.
2. Vertraulichkeit - Wo es die nationale Gesetzeslage erlaubt, können die Mitarbeiter ihre Bedenken anonym und vertraulich melden und werden auf Wunsch über den Fortgang des Falles auf dem Laufenden gehalten.
3. Sicherheit und Compliance - Die Hotline hält in allen Gebieten, die sie abdeckt, alle Gesetze, einschließlich der Gesetze zum Datenschutz und zur Wahrung der Privatsphäre, ein. Die Richtlinien sind aktuell und jederzeit zugänglich.
4. Sichtbarkeit – Neue und bestehende Mitarbeiter werden auf den Dienst aufmerksam gemacht. Es gibt Prozesse zur Stärkung des Bewusstseins durch Schulungs- und Kommunikationskampagnen.
5. Messbarkeit - Berichtsdaten verfolgen die Leistung des Hotline-Dienstes und identifizieren Problembereiche innerhalb des Unternehmens. Die Leistung wird, wenn möglich, mit der Leistung von Unternehmen der gleichen Branche verglichen.
6. Managementunterstützung – Die Hotline und das Rahmenprogramm werden durch einen positiven “Ton von oben” unterstützt. Es gibt einen Null-Toleranz-Ansatz für Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower.

Viele Organisationen stellen ihre Hotline auch anderen Interessengruppen, wie Drittlieferanten und Partnern, zur Verfügung. Dies kann die Gelegenheit bieten, noch mehr Daten über potenzielle Risiken für die Organisation zu sammeln.

Wie können Organisationen eine Hotline einrichten?

Viele Organisationen betreiben eine eigene interne Hotline, die von der Compliance-Abteilung, der Personalabteilung, einem Rechtsberater oder einer anderen intern ernannten Einzelperson oder Team verwaltet werden kann. Dies kann erhebliche Herausforderungen in Bezug auf Vertrauen und Vertraulichkeit mit sich bringen, insbesondere in Organisationen, in denen die Mitarbeiter Angst vor Vergeltungsmaßnahmen haben.

Organisationen haben gute Gründe, ihre Hotline mit einem unabhängigen, externen Dienst wie ** EthicsPoint **zu kombinieren oder zu ersetzen. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Bedenken über unabhängige, sichere Kanäle zu melden, zusammen mit vielen anderen Vorteilen, darunter 24/7-Zugang, mehrsprachige Abdeckung, Analyse- und Fallmanagement-Tools.

Bei NAVEX verfügen wir über jahrelange Erfahrung in der Implementierung von  Whistleblowing-Hotlines als Teil unseres allgemeinen  Ethik- und Compliance-Services. Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können.