Vaatimustenmukaisuuden tietolähteesi väärinkäytöksistä ilmoittamiseen

Väärinkäytöksien ilmoitusjärjestelmä on alusta, jonka avulla työntekijät (ja joskus kolmannet osapuolet) voivat ilmoittaa väärinkäytöksestä luottamuksellisesti. Se auttaa havaitsemaan ja puuttumaan ongelmiin varhaisessa vaiheessa,  suojaamaan yritystäsi riskeiltä ja edistämään puhumisen kulttuuria.  
 
Maailmanlaajuisesti monilla tietyn kokoisilla, tietyllä toimialalla tai tietyssä maassa toimivilla organisaatioilla on oltava käytössä väärinkäytöksien ilmoitusjärjestelmä ja -prosessi, jotta ne täyttävät lakisääteiset vaatimukset.

Monissa maissa ja erityisesti EU:ssa on lainsäädäntö, joka velvoittaa työntekijät ilmoittamaan väärinkäytöksistä. Vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi väärinkäytöksien ilmoitusjärjestelmä on turvallisin tapa käsitellä väärinkäytöksistä ilmoittamista työpaikalla.  
 
Järjestelmä auttaa luomaan läpinäkyvän ja vastuullisen työpaikan, jossa jokainen voi ilmoittaa ongelmasta tai mahdollisesta ongelmasta, ja se pitää samalla ajan tasalla muuttuvista vaatimuksista.  
 
Kaiken kattava väärinkäytöksien ilmoitusjärjestelmä auttaa havaitsemaan väärinkäytökset ja epäeettisen käyttäytymisen jo varhaisessa vaiheessa, mikä voi säästää oikeudellisilta ja taloudellisilta ongelmilta ja merkittäviltä mainevahingoilta.

Valitse järjestelmä, joka asettaa turvallisuuden etusijalle, tarjoaa anonyymejä ilmoitusvaihtoehtoja ja kertoo ilmoittajalle selkeästi, miten hänen ilmoituksensa ja tietonsa tallennetaan. Luottamuksen rakentamisessa on myös tärkeää kertoa selkeästi sitoutumisestasi luottamuksellisuuteen tietoresursseissasi (kuten julisteissa, tiedotteissa ja koulutuksessa).

Käytännössä on määriteltävä selkeästi, mitä käyttäytymistä pidetään väärinkäytöksenä,  miten ilmoitus tehdään ja tutkintaprosessi sen jälkeen, kun ilmoitus on tehty. Siinä tulisi myös korostaa sitoutumistasi ilmoittajien suojaamiseen kostotoimenpiteiltä, selventää, millainen käyttäytyminen tulkitaan kostotoimiksi, ja määritellä seuraukset kostotoimien tapahtuessa.

Jokainen ilmoitus on otettava vakavasti ja tutkittava viipymättä ja oikeudenmukaisesti. Dokumentoi kaikki tutkintaprosessin vaiheet ja kerro ilmoittajalle tehdyistä toimenpiteistä (kaikkien osapuolten luottamuksellisuutta kunnioittaen). Automatisoituja työnkulkuja tukeva väärinkäytösilmoitusten ja tapausten hallintajärjestelmä voi auttaa ohjaamaan prosessia, vähentämään painetta seurata edistymistä manuaalisesti ja yhdistämään tutkintatiedot.

Tiedota väärinkäytöksistä ilmoittamista koskevista käytännöistä ja kanavista säännöllisesti työntekijöillesi. Korosta, että puhuminen on tärkeää ja näytä esimerkkiä avoimen työpaikkakulttuurin luomisessa. Jos ilmoituksella on ollut merkittävä vaikutus liiketoiminnan riskin pienentämiseen, kerro mahdollisuuksien mukaan sen positiivinen vaikutus. Ilmoittajat tekevät ilmoituksen usein pyrkiessään vaikuttamaan, joten ilmoitusten myönteisen vaikutuksen osoittaminen on paras tapa kannustaa avoimeen viestintään.

Kyllä! Väärinkäytöksestä ilmoittajan kanssa on tärkeää olla yhteydessä muun muassa vahvistamalla ilmoituksen vastaanotto, antamalla tietoa tutkinnan etenemisestä ja kiittämällä ilmoittajaa ilmoituksen tekemisestä. Tämä auttaa rakentamaan luottamusta ja kannustaa tuleviin ilmoituksiin sekä auttaa täyttämään EU:n väärinkäytösten ilmoittajia suojaavan direktiivin kaltaisten lakien vastausaikavaatimukset.

Haasteita voivat olla luottamuksellisuuden varmistaminen, tutkinnan oikeudenmukainen  hallinta ja ilmoittajien suojaaminen kostotoimilta. Selkeä prosessi ja oikeat työkalut voivat auttaa vastaamaan näihin haasteisiin.

Seuraa keskeisiä mittareita, kuten vastaanotettujen ilmoitusten määrää, ilmoitettujen ongelmien tyyppejä ja tutkinnan tuloksia. Näiden tietojen avulla voit tunnistaa trendejä,  arvioida ohjelman tehokkuutta ja tehdä tarvittavia muutoksia – sekä kerätä tarvittavaa tietoa hallituksen kokouksia ja auditointeja varten.

Väärinkäytösten ilmoittajia suojaavat lait vaihtelevat maittain ja toimialoittain. On tärkeää ymmärtää ja noudattaa organisaatiotasi koskevia määräyksiä, jotta vältytään oikeudellisilta ja taloudellisilta seuraamuksilta. Tutustu maakohtaisiin väärinkäytösten ilmoittajia suojaaviin lakeihin saadaksesi lisätietoja vaatimuksista – tai ota yhteyttä lakimieheesi saadaksesi ohjeita siitä, mitä alueesi lainsäädännössä on huomioitava väärinkäytösten ilmoittamista koskevan vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.  

Erityinen väärinkäytösilmoitusten ja tapausten hallintajärjestelmä voi auttaa täyttämään väärinkäytösten ilmoittajia suojaavat lakisääteiset vaatimukset.

Olipa kyseessä sitten minkä kokoinen yritys tahansa ja missä tahansa maassa, väärinkäytöksistä ilmoittamista koskeva vaatimustenmukaisuusratkaisumme vastaavat tarpeisiisi.