Vaatimustenmukaisuusohjelman toimivuuden ja asiaankuuluvien lakien ja määräysten mukaisuuden varmistaminen on olennaisen tärkeää jokaisen vaatimustenmukaisuusvastaavan menestykselle. Vaatimustenmukaisuuden yksinkertaistaminen NAVEX Onella oikeusministeriön odotusten mukaisesti.
Department of Justice (DOJ) Evaluation of Corporate Compliance Programs (ECCP) on Yhdysvaltain oikeusministeriön ohjeistus liittovaltion syyttäjille siitä, miten yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelman vahvuutta ja laatua arvioidaan. Tämä arviointi puolestaan auttaa määrittämään rangaistuksen voimakkuuden ja vakavuuden, jonka yritys joutuu kohtaamaan vaatimustenmukaisuuden laiminlyönnissä.
Yhdysvaltain oikeusministeriö päivittää näitä ohjeita säännöllisesti. Viimeisin päivitys tehtiin syyskuussa 2024, mikä oli viides muutos sen jälkeen, kun Yhdysvaltain ulkoministeriö julkaisi alkuperäiset ohjeet vuonna 2017.
Yhdysvaltain oikeusministeriön vaatimustenmukaisuutta koskevien odotusten täyttäminen voi olla haastavaa. Vaatimustenmukaisuusvastaavien tulisi aluksi vastata tärkeimpiin kysymyksiin, joita Yhdysvaltain oikeusministeriö kehottaa syyttäjiä esittämään arvioinnin alussa:
Yhdysvaltain oikeusministeriön toimeenpano lisääntyy, ja vaatimusten noudattamatta jättäminen on kallista. Riippumatta siitä, reagoitko pakotteiden rikkomuksiin vai torjutko petoksia, Yhdysvaltain oikeusministeriön vaatimusten noudattaminen ja määräysten noudattamisen varmistaminen ovat avainasemassa maineen ja tuloksen suojelemisessa.
Mitä Yhdysvaltain oikeusministeriön uudet ohjeet yritysten vaatimustenmukaisuusohjelmien arvioinnista kattavat
Oikeusministeriö antaa ohjeita yrityksen vaatimustenmukaisuuden ja eettisten standardien asettamiseen. Vaikka erityisvaatimukset voivat vaihdella liiketoiminnan luonteen mukaan, vaatimuksiin kuuluvat muun muassa:
Vaatimustenmukaisuusohjelman laatiminen
Yritysten on otettava käyttöön ja ylläpidettävä tehokasta vaatimustenmukaisuusohjelmaa, joka on räätälöity niiden erityisiin riskeihin ja toimintoihin. Tähän sisältyy prosessien laatiminen säännöllisesti päivitettäville käytännöille ja prosesseille, jotta voidaan reflektoida aiemmista ongelmista opittuja asioita ja kehittyviä riskejä.
Riskinarviointi
Vaatimustenmukaisuusriskien tunnistamiseksi ja lieventämiseksi on suoritettava säännöllisiä riskinarviointeja, jotka liittyvät yrityksen toimintoihin, toimialaan, rikkomuksiin ja maantieteellisiin sijainteihin. Yhdysvaltain oikeusministeriön uusissa ohjeissa korostetaan erityisesti näiden arviointien mukauttamista erityisesti teknologiaan liittyviin uusiin ja kehittyviin riskeihin.
Toimintaohjeet ja menettelytavat
Yrityksillä on oltava selkeät, hyvin tiedotetut käytännöt ja menettelytavat, jotka käsittelevät asiaankuuluvia vaatimustenmukaisuusriskejä, kuten korruption, lahjonnan, kilpailun, tietosuojan ja muiden lakisääteisten vaatimusten vastaisuutta. Näiden käytäntöjen käytännössä opittujen asioiden ja teknologian muutosten myötä päivittämistä varten on olennaisen tärkeää ottaa käyttöön prosesseja.
Koulutus ja viestintä
Henkilöstöä on koulutettava säännöllisesti vaatimustenmukaisuutta koskevista käytännöistä ja menettelytavoista, ja käytössä on oltava tehokkaat viestintäkanavat mahdollisista rikkomuksista ilmoittamiseen tai ohjeiden hakemiseen. Koulutus on räätälöitävä määritettyjen riskien mukaan, ja koulutukseen on liitettävä mekanismeja, joilla vahvistetaan, että työntekijät osaavat käyttää tarvittavia käytäntöjä.
Kolmansien osapuolten due diligence
Yritysten on suoritettava due diligence -tarkastuksia kolmansille osapuolille, kuten toimittajille, edustajille, jakelijoille ja liikekumppaneille, varmistaakseen, että ne noudattavat yrityksen vaatimustenmukaisuusstandardeja.
Sisäinen raportointi
Yrityksillä on oltava järjestelmä, jonka avulla työntekijät (ja muut kolmannet osapuolet, jos se on perusteltua) voivat ilmoittaa väärinkäytöksestä. Järjestelmän tulee toimia työntekijöiden käyttämillä kielillä ja olla käytettävissä kanavissa, joita työntekijät osaavat käyttää. Sen on myös sallittava nimettömät ilmoitukset. Lisäksi sen on mahdollistettava väärinkäytöksistä ilmoittamisen tutkinnan valvonta, jotta voidaan varmistaa ilmoituksien käsittelyn oikeudenmukaisuus ja yhdenmukaisuus.
Yhdysvaltain oikeusministeriön vaatimusten noudattaminen on ratkaisevan tärkeää yrityksesi menestyksen kannalta monista syistä.
Vaiheet Yhdysvaltain oikeusministeriön vaatimustenmukaisuusohjeiden noudattamiseen
Vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi yritysten on noudatettava seuraavia vaiheita:
Kartoita Yhdysvaltain oikeusministeriön odotukset ja suorita riskinarvioinnit
Yhdysvaltain oikeusministeriön odotusten noudattaminen edellyttää muutamia vaiheita riskien tunnistamiseksi ja käsittelemiseksi. Tämä vaihe luo pohjan koko ohjelmasi menestykselle ja auttaa edistämään kestävämpää vaatimustenmukaisuusohjelmaa.
Käytäntöjen ja menettelytapojen määrittäminen
Sääntöjen noudattaminen alkaa niiden määrittelystä. Käytäntöjen ja menettelytapojen sekä toimintaohjeiden luominen antaa tärkeää tietoa työntekijöillesi ja kolmansille osapuolille, jotka auttavat täyttämään vaatimustenmukaisuusvaatimukset.
Säännöllinen koulutus ja viestintä
Työntekijöiden kouluttaminen ja käyttäytymiseen liittyvien odotusten kertominen ei ainoastaan ohjaa oikeanlaista käyttäytymistä, vaan Yhdysvaltain oikeusministeriö odottaa sitä.
Puhelinpalvelun ja tapahtumien hallintajärjestelmien ja -protokollien luominen
Vaatimustenmukaisuusohjelmasi perustuu puhelinpalveluun ja tapaustenhallintajärjestelmiin aina ilmoitusten vastaanottamisesta ongelmanratkaisuun. Tarjoa tiimillesi oikeat työkalut ja protokollat tutkintaa ja seurantaa varten luodaksesi kulttuurin, jonka työntekijäsi ansaitsevat.
Jatkuva parantaminen, säännöllinen testaus ja arviointi
Eettisyys ja vaatimustenmukaisuus eivät ole tavoite, vaan matka. Kun oikeat työkalut ovat käytössä, jatkuva valvonta, säännölliset tarkastukset sekä ohjelman kehitys ja kasvu osoittavat jatkuvan sitoutumisen vaatimustenmukaisuuteen.
NAVEX One -ratkaisut voivat auttaa yritystäsi noudattamaan Yhdysvaltain oikeusministeriön ohjeita:
Kommunikoi Yhdysvaltain oikeusministeriön ohjeet tehokkaasti yksinkertaista hallintaa varten.
Lue lisää
Hallitse politiikkojen ja dokumenttien koko elinkaarta keskitetysti.
Lue lisää
Varmista säännösten noudattaminen, sitouta henkilöstösi ja rakenna luottamusta maineeseesi NAVEX-ratkaisuilla.
Lue lisää
Kouluta ja sitouta henkilöstösi verkkokoulutuksilla, jotka ovat saatavissa eri kielillä ja yrityksenne näköisellä kustomoinnilla.
Lue lisää
Muuta eettiset ohjeesi helposti saatavilla olevaksi oppaaksi
Lue lisää
Mahdollisia eturistiriitojen helppo hallinta ja seuranta.
Lue lisää
Tunnista helposti kolmannet osapuolet, jotka jakavat visiosi ja turvaa arvokkaimmat kumppanuutesi NAVEX One -ratkaisulla.
Lue lisää
Nopea käyttöönotto – NAVEX IRM on nopea ja valmis ratkaisu kolmansien osapuolten riskienhallintaan.
Lue lisää
Yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelmat ovat muodollisia järjestelmiä organisaatioissa, jotka on suunniteltu tunnistamaan ja estämään lakien ja määräysten rikkomuksia sekä edistämään eettistä toimintaa ja rehellisyyttä liiketoiminnassa. Näihin ohjelmiin sisältyy käytäntöjä ja menettelytapoja, jotta organisaatio ja sen työntekijät noudattaisivat lakisääteisiä standardeja ja alan määräyksiä.
Yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelmaan kuuluu tyypillisesti:
Vaikka yrityksen vaatimustenmukaisuusohjelman “peruspilarit” voivat koostua edellä mainituista seitsemästä elementistä, ne korostavat ohjelman tehokkuuden kannalta kriittisiä perustekijöitä:
Hyvälle vaatimustenmukaisuusohjelmalle ei ole olemassa vakiomuotoa. Hyvälle vaatimustenmukaisuusohjelmalle on ominaista: