Voimaannuta tiimisi henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuusohjelmistolla
Yksinkertaista henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuutta, jotta voit keskittyä erinomaisen työpaikan rakentamiseen.
Mitä vaatimustenmukaisuus tarkoittaa HR-ammattilaiselle – ja miksi se on tärkeää?
Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuus on sijoitus henkilöstöösi, maineeseesi ja yrityksesi pitkän aikavälin menestykseen. Kun työntekijäsi tuntevat olonsa turvalliseksi, kunnioitetuksi ja turvalliseksi, voit:
- Varmistaa tiimisi luottamuksen – Suojata heidän arkaluontoiset tietonsa ja osoittaa, että välität heidän yksityisyydestään
- Ratkaista ongelmat nopeasti ja oikeudenmukaisesti – Käsitellä huolenaiheet luottamuksellisesti ja luottavaisesti, minimoida häiriöt ja edistää turvallista ympäristöä
- Toimia ennakoivana ongelmanratkaisijana – Tunnistaa mahdolliset riskit ennen kuin niistä tulee kriisejä, suojella työntekijöiden hyvinvointia ja organisaatiosi tulosta
- Eettisen käyttäytymisen edistäminen – Rakentaa luotettavuuden kulttuuria, houkutella huippuosaajia ja ansaita asiakkaiden luottamuksen
Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuuden yksinkertaistaminen suojaa työntekijöitäsi... ja mielenrauhaasi
Vanhentuneiden laskentataulukoiden, sekavien käytäntöjen ja loputtomien koulutusvaatimusten välillä on helppo tuntea olonsa ylikuormitetuksi vaatimustenmukaisuudesta – puhumattakaan henkilöstöhallinnon vaikutukseen liittyvästä epävarmuudesta. Huolenaiheita on monia:
- Juridinen epävarmuus – Vaikeudet pysyä ajan tasalla jatkuvasti muuttuvista työlainsäädännöistä, mikä jättää sinut epävarmaksi siitä, ovatko käytännöt todella vaatimustenmukaisia
- Aikaa vievä koulutus – Arvokkaan ajan tuhlaaminen henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuuskoulutuksen luomiseksi ja toteuttamiseksi… ja sitten ei tiedetä, kuka on suorittanut sen
- Tarkastuksiin liittyvä stressi – Vaatimustenmukaisuuden valvontaohjelman puutteet paljastuvat tarkastusten pelosta, mikä altistaa yrityksesi riskeille
- Rajalliset resurssit – Tunnet olosi rajalliseksi, et ole varma, mistä löydät luotettavaa juridista asiantuntemusta tai miten voit perustella investoinnit vaatimustenmukaisuustyökaluihin.
Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuus esteenä
Tietoturvaloukkauksista syrjintäriskeihin – vaatimustenmukaisuusongelmat aiheuttavat suuria ongelmia yrityksellesi ja työntekijöillesi.
-
Arkaluontoisten tietojen suojaaminen monimutkaisessa ympäristössä
Henkilöstöosastolla on runsaasti tietoa aina sosiaaliturvanumeroista pankkitilin tietoihin. Yksittäinen rikkomus voi vahingoittaa työntekijöiden luottamusta, johtaa oikeustoimiin ja vahingoittaa yrityksesi mainetta.
- Maailmanlaajuinen vaatimustenmukaisuus – GDPR:n, CCPA:n jne. käyttäminen alakohtaisten sääntöjen ohella tekee maailmanlaajuisesti vaatimustenmukaisten käytäntöjen ja prosessien luomisesta painajaisen logistisesti
- Toimittajien riskit – Käytettävissä ei ole resursseja tarkastaa perusteellisesti palkanlaskennan tarjoajia, etuusalustoja ja muita kolmannen osapuolen toimittajia
- Etätyön turvallisuus – Etäjärjestelmän käyttö edellyttää vastaavaa perehdytyskoulutusta ja kyberturvallisuuskoulutusta, jotta IT-toiminnot pysyvät turvallisina
- Vanhentuneet järjestelmät – Vanhentuneet, erilliset järjestelmät, manuaaliset prosessit ja hankalat laskentataulukot tekevät tallennettujen tietojen seuraamisesta vaikeaa, mikä tuhlaa aikaa ja lisää tietoturvariskejä
-
Väärinkäytöksistä ilmoittamisen ja tutkinnan optimoiminen
Tarvitset luotettavan tavan vastaanottaa, seurata ja vastata huolenaiheisiin – mukaan lukien arkaluontoiset ja nimettömät raportit. Tämä suojaa sekä työntekijöitäsi että yrityksesi mainetta.
- Tehottomat ilmoituskanavat – Sekavat järjestelmät estävät ihmisiä ilmoittamasta, mikä lisää mahdollisten ongelmien eskaloitumisen riskiä
- Kostotoimien pelko – Ilman turvallisia ja luottamuksellisia tapoja ilmoittaa ongelmista, väärinkäytös voi lisääntyä ja vaarantaa työntekijäsi ja yrityksen
- Tutkinnan esteet – Ad hoc -prosessit hidastavat vasteaikaa ja vaikeuttavat trendien seuraamista tai suurten huolenaiheiden ilmoittamista
- Sokeat pisteet – Näkyvyyden puute vaikeuttaa johtajuutta koskevien raporttien luomista, käyttäytymismallien tunnistamista tai vaatimustenmukaisuushankkeiden tehokkuuden osoittamista
-
Nopeasti muuttuvien määräysten läpikäyminen ja niistä tiedottaminen työntekijöille
Työlainsäädännön muuttuva luonne aina palkka- ja työaikalainsäädännöstä etätyön tietoturvaprosesseihin. Tarvitset keinon pysyä ajan tasalla.
- Säännölliset päivitykset – Uusien lakien, päivitysten ja tulkintojen jatkuva seuraaminen on hankalaa, etenkin ilman lakiasiantuntijoita
- Tiedostamattomat ennakkokäsitykset – Tarvitset työkaluja ja koulutusta tiedostamattomien ennakkokäsitysten tunnistamiseen ja lieventämiseen rekrytoinnissa, ylennyksissä, tutkimuksissa ja kurinpidollisissa toimissa
- Alueellinen epäselvyys – Vaatimustenmukaisuus on vieläkin vaikeampaa, jos toimit useilla maantieteellisillä alueilla omien määräystensä ja työlakiensa mukaisesti
- Muutoksista tiedottaminen – Jatkuvana haasteena on varmistaa, että esihenkilöt ja työntekijät ymmärtävät käytäntöjen ja menettelytapojen päivitykset ja ottavat ne käyttöön
-
Vaatimustenmukaisuusohjelman tuoton osoittaminen
Vaatimustenmukaisuuteen investoiminen on tärkeää, mutta kustannusten perusteleminen ja sijoitetun pääoman tuoton osoittaminen voi olla vaikeaa.
- Riskin pienentämisen määrittäminen – Vältettyihin oikeudenkäynteihin tai rikkomuksiin liittyvää arvoa on vaikea laskea
- Tehokkuuden seuranta – Vaatimustenmukaisuustoimien arvoa on vaikea todistaa ja ennaltaehkäiseviin toimenpiteisiin käytettyä aikaa on vaikea perustella
- Ennakoiva suunnittelu – Tietopohjaiset näkemykset auttavat henkilöstöhallintoa kannustamaan tuleviin investointeihin tai ennaltaehkäiseviin koulutusohjelmiin
- Heikot ennusteet – Ilman selkeitä tietoja aiemmista tapahtumista ja trendeistä on vaikea tunnistaa tulevia riskialueita ja perustella ennakoivia vaatimustenmukaisuuteen liittyviä menoja
-
Turvallisen ja osallistavan työpaikan edistäminen
Henkilöstöhallinto on eturintamassa edistämässä kulttuuria, jossa kaikki tuntevat itsensä kunnioitetuiksi. Vanhentuneet työkalut, priorisoimaton henkilöstöhallinto ja epäjohdonmukaiset tai dokumentoimattomat prosessit heikentävät näitä ponnisteluja.
- Sekava tietoisuus – Vanhentuneet käsikirjat ja hajanaiset resurssit voivat jättää työntekijät epävarmoiksi yrityksen säännöistä ja odotuksista
- Rajalliset resurssit – Sinulla on vaikeuksia käsitellä kaikki sähköpostiviestit, kysymykset ja viestit koskien yrityksen koulutuksia, käytäntöjä ja prosesseja
- Epäjohdonmukaiset tutkimukset – Jos tutkimukset eivät ole oikeudenmukaisia ja perusteellisia, se heikentää luottamusta ja voi johtaa lisäongelmiin
- Manuaalinen kampanjan luonti – Tietoisuuskampanjoiden lanseeraus tai koulutusmateriaalin jakelu ilman automatisointia tai seurantaa on tehotonta ja virhealtista
Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista: mitä sinun on toimitettava
Ei riitä, että reagoit vain saapuviin pyyntöihin, ongelmiin ja tiedusteluihin. Ennakoivat henkilöstöhallinnon johtajat ottavat seuraavat tärkeät askeleet pysyäkseen kehityksen kärjessä:
- Keskitetyt ja suojatut tiedot – Alusta, joka tarjoaa vankan salauksen, pääsyn valvonnan ja on yhdenmukainen tärkeimpien tietosuojamääräysten, kuten GDPR:n ja CCPA:n kanssa.
- Optimoitu tapahtumien ilmoitusjärjestelmä – Helppokäyttöiset kanavat, mukaan lukien mahdollisuus nimettömälle ilmoitukselle, sekä oikeudenmukaiset ja perusteelliset tutkimukset.
- Säädösten päivitykset – Tietoisuus palkka- ja tuntimääräyksiä, etätyökäytäntöjä ja syrjintää koskevien lakien olennaisista muutoksista.
- Selkeä koulutus ja tietoisuus – Helposti saatavilla olevat käytännöt, osallistava ja joustava koulutus ja suoritusten seuranta määräaikojen ylittymisen havaitsemiseksi.
- Mitattu menestys – Keskeisten mittareiden seuranta vaatimustenmukaisuushankkeiden vaikutuksen esittämiseksi ja tietopohjaisen hankkeen luomiseksi resursseille ja uusille toimille.