Les questions relatives aux programmes de conformité des entreprises sont parfois plus compliquées qu’il n’y paraît. C’est le cas lorsqu’un responsable de la conformité m’a récemment demandé : « Pouvez-vous me conseiller un document spécifique expliquant pourquoi les responsables de la conformité devraient procéder à une évaluation comparative de leurs programmes ? Par exemple, des modèles de benchmarking que je pourrais présenter au conseil d’administration ? »
Dans un premier temps, je n’ai pas bien saisi la question. Tout le monde ne connaît-il pas déjà la valeur de l’analyse comparative ? Les régulateurs n’ont-ils pas souligné pendant des années l’importance de l’analyse comparative de votre programme de conformité par rapport aux normes du secteur ? N’est-elle pas évidente ?
J’ai alors commencé à creuser et j’ai rapidement découvert que les directives explicites du type « Tu dois comparer » sont extrêmement rares.
C’est vrai, mais l’évaluation comparative de votre programme de conformité par rapport aux normes du secteur est cruciale pour votre réussite à long terme. Examinons les arguments en faveur de l’analyse comparative, afin de convaincre les parties décisionnaires de votre entreprise.
Elle facilite la tâche des autorités de réglementation
Vous ne trouverez pas les mots « benchmark » ou « comparaison » dans les textes de la Loi Sapin II, ou la loi sur le Devoir de vigilance des entreprises. De même, aucun fonctionnaire du ministère de la Justice n’a discuté de l’importance de l’analyse comparative des programmes de conformité dans les discours que j’ai pu trouver, depuis 2014.
Cela ne signifie pas pour autant que vous devez l’ignorer. Au contraire, l’évaluation comparative de votre programme par rapport à d’autres est essentielle pour répondre aux attentes des régulateurs, même s’ils ne se sont pas prononcés à son sujet.
Examinez les questions suivantes tirées des lignes directrices du ministère de la justice pour des programmes de conformité efficaces. Il s’agit de questions que les procureurs pourraient vous poser, en cas de manquement aux règles :
- Quelles mesures l’entreprise a-t-elle prises pour déterminer si ses politiques, procédures et pratiques sont adaptées à certains secteurs d’activité ou à certaines filiales ?
- L’entreprise examine-t-elle et adapte-t-elle son programme de conformité en fonction des enseignements tirés de ses propres fautes ou de celles d’autres entreprises confrontées à des risques similaires ?
- Quelle méthodologie l’entreprise a-t-elle utilisée pour identifier, analyser et traiter les risques particuliers auxquels elle est confrontée ?
- Les mécanismes de signalement et d’enquête sont-ils suffisamment financés ?
Vous ne pouvez pas répondre correctement à ces questions si vous ne savez pas comment votre programme de conformité se situe par rapport à celui de vos pairs. L’analyse comparative vous permet de placer votre programme dans un contexte plus large, afin que vous puissiez démontrer de manière plus convaincante que votre entreprise a accordé à la fonction de conformité le respect, les ressources et l’attention qu’elle mérite.
Les orientations du ministère de la justice précisent également ce qui suit : « Les procureurs doivent examiner si l’entreprise a déployé des efforts significatifs pour revoir son programme de conformité et s’assurer qu’il n’est pas obsolète.
Là encore, vous n’obtiendrez pas de bons résultats si vous ne comparez pas votre programme de conformité à celui d’autres entreprises. Sans le contexte plus large qu’offre l’analyse comparative, vous pourriez mettre à jour votre programme pour rien. Cette approche sera peut-être couronnée de succès, mais si elle tourne mal, par exemple si vous êtes victime d’une défaillance en matière de conformité que des entreprises comparables ont corrigée il y a longtemps mais pas la vôtre, votre décision de ne pas procéder à une évaluation comparative pourrait avoir des conséquences douloureuses.
Cela aide votre entreprise
L’évaluation comparative de votre programme de conformité répond également à de nombreuses craintes pratiques et « internes ». Par exemple :
- Elle est utile à la direction, lorsque vous faites des demandes de budget ou de personnel. La plupart des équipes de direction soutiennent en théorie un programme de conformité solide ; elles veulent simplement en minimiser le coût le plus possible. On ne peut pas leur reprocher cela. En apportant des preuves de la manière dont d’autres entreprises (surtout des sociétés comparables à la vôtre) gèrent leur programme de conformité, vous pourrez convaincre la direction du bien-fondé de vos demandes
- Elle est utile pour les unités opérationnelles de première ligne, lorsque vous leur demandez de modifier la politique ou les procédures à des fins de conformité. Plus vous fournirez de preuves de la nécessité de ce changement, y compris de la manière dont d’autres organisations traitent le même problème, plus votre argument sera solide
- Elle est utile aux services juridiques, informatiques, d’audit interne et aux autres fonctions de contrôle des risques, lorsque vous souhaitez structurer les processus de gestion des risques d’une certaine manière. Par exemple, si vous êtes une organisation de taille relativement importante et que vous souhaitez que le CCO (Agent principal de la conformité) rende compte directement au PDG plutôt qu’au conseil d’administration, le fait de vous comparer à d’autres grandes organisations vous aidera à comprendre dans quelle mesure cette idée est réellement plausible.
En bref, comprendre comment votre propre programme de conformité se compare à ceux d’autres entreprises peut vous aider à le rendre plus solide et efficace.
Cela vous aidera à mettre en œuvre votre programme de conformité
Peut-être plus important encore, l’évaluation comparative de votre programme de conformité vous aide personnellement, car vous vous efforcez de comprendre si votre approche de la conformité est efficace.
Par exemple, vous pourriez remarquer une hausse de plaintes à votre hotline interne concernant le harcèlement sexuel. Comment pourriez-vous déterminer si ce pic est dû à de vastes facteurs sociaux ou économiques, tels que le mouvement #MeToo, par rapport à des problèmes spécifiques à votre entreprise, tels qu’un nouveau manager problématique ?
Vous ne pouvez pas vraiment… à moins de comparer la performance de votre programme aux normes de l’industrie. En effet, j’ai choisi cet exemple de harcèlement ci-dessus parce que le propre Rapport de référence 2024 sur le lancement d’alerte et la gestion des incidents de NAVEX a détecté cette tendance (une augmentation des plaintes de harcèlement après #MeToo, qui s’est finalement atténuée) au début des années 2020.
Ou pensez à la structure de votre programme. Avez-vous suffisamment de personnel pour une organisation de votre taille ? Disposez-vous d’un budget suffisant ? Votre rémunération personnelle est-elle suffisante ? Le Cercle d’éthique des affaire publie un Baromètre du climat éthique chaque année portant notamment sur les salaires pour vous aider à situer votre propre programme dans son contexte.
Nous pourrions multiplier les exemples ; les fournisseurs, les cabinets de conseil, les associations professionnelles et même les médias publient en permanence des études comparatives sur un large éventail de sujets.
L’analyse comparative est cruciale pour le succès de votre programme de conformité, et ce de plusieurs façons. Elle montre aux autorités de réglementation que vous avez réfléchi à la manière dont votre entreprise peut traiter au mieux les risques de non-conformité ; elle vous aide à avoir de meilleures conversations avec le reste de l’entreprise sur la manière dont votre programme devrait fonctionner ; et elle vous aide, vous et votre équipe, à mieux comprendre ce que toutes les données de conformité que vous générez signifient réellement.
Existe-t-il un commandement immuable qui dise : « Tu feras du benchmarking » ? Non. Mais vous seriez bien avisé de gérer votre programme comme s’il y en avait un de toute façon.
Prêt à commencer l’analyse comparative ? Téléchargez dès maintenant notre rapport sur le lancement d’alerte et la gestion des incidents !
