Les cadeaux sont monnaie courante dans de nombreux lieux de travail, en particulier pendant les fêtes de fin d’année. Si le fait d’offrir un présent à un collègue ou à un client peut contribuer à renforcer les relations d’affaires, toutes les formes de dons n’ont pas une intention aussi directe et pure. Le risque de présents inappropriés, tels que la corruption ou l’utilisation abusive des fonds de l’entreprise, signifie que les contrôles et les politiques de l’entreprise concernant les cadeaux doivent être conçus de manière réfléchie, et appliquée de manière cohérente.
Cadeaux légitimes et cadeaux inappropriés
Pour que les présents soient légitimes et honnêtes, il convient de respecter les règles juridiques et financières spécifiques à l’entreprise, notamment les suivantes :
- Les cadeaux ne doivent être offerts que pour témoigner de l’estime ou de la gratitude à l’égard d’une relation d’affaires
- Les cadeaux doivent être considérés comme « désintéressés »
- Les dépenses doivent être ouvertes et transparentes, tout en étant enregistrées avec précision dans la comptabilité de l’entreprise
- Les cadeaux doivent être conformes à la législation du pays dans lequel se trouve le siège de l’entreprise. Certains pays peuvent avoir des règles et des réglementations différentes concernant l’offre de cadeaux sur le lieu de travail
- Selon la loi française Sapin II, les cadeaux doivent être offerts avec une intention honnête, sans rien attendre en retour. Il est également conseillé d’éviter les présents à haute valeur
Exemples de cas sur le lieu de travail qui peuvent être considérés comme ayant une intention corrompue :
- Offrir un cadeau à quelqu’un comme forme de corruption en échange d’un avantage, par exemple un traitement spécial sur le lieu de travail ou une promotion
- Influencer le destinataire avec des cadeaux qui vont à l’encontre de son devoir et de ses obligations professionnelles, par exemple en lui offrant des cadeaux en échange d’informations confidentielles sur l’entreprise.
- Cadeaux importants et excessivement coûteux, sans commune mesure avec la situation (produits de luxe, restaurant étoilé, voyages…)
- Ne pas enregistrer le coût du cadeau, ou le cadeau lui-même, dans les livres comptables de l’entreprise (ou dissimuler intentionnellement le prix dépensé pour un cadeau)
- Cadeaux ou dépenses accordés à des membres de la famille de dirigeants ou à des fonctionnaires, par exemple pour payer des frais de scolarité ou des factures, ou pour offrir des cadeaux à des partenaires lors d’occasions spéciales
- Exemple d’infraction : 10 000 euros dépensés pour un repas destiné à un fonctionnaire ou pour un voyage dans un autre pays, dont l’objet principal était le tourisme ou les visites touristiques plutôt qu’une activité liée au travail.
Les cadeaux et les invitations doivent être offerts avec modestie, être adaptés à la situation et classés en conséquence. Les cadeaux qualifiés de « nominaux ou modestes » ne doivent pas avoir pour but d’influencer le destinataire de quelque manière que ce soit. Les cadeaux nominaux peuvent inclure des frais de transport, des articles promotionnels gratuits de l’entreprise ou du café/des collations. Les cadeaux uniques classés un peu plus haut dans la catégorie « modeste » peuvent consister en des repas sur place (avec un budget fixe par personne) en guise de remerciement, des cadeaux de mariage ou la prise en charge d’une note de bar. Plus un cadeau est important et extravagant, plus il risque d’être utilisé dans une affaire de corruption ou pour influencer une ou plusieurs personnes.
Atténuer les risques et appliquer les politiques
Les entreprises doivent intégrer des règles refuge dans leurs politiques et leur code de conduite afin d’éviter des sanctions financières ou des poursuites judiciaires potentielles. Ces zones de sécurité devraient inclure ce qui est considéré comme un cadeau approprié, les dépenses de l’entreprise, les frais de voyage et les règles contre la corruption. En outre, les cadres supérieurs doivent fixer des seuils de dépenses et les revoir régulièrement. La procédure de publication des avis de l’Agence Française Anticorruption est une source qui peut aider les entreprises à rédiger ces politiques et à définir les termes nécessaires.
Toutefois, pour garantir l’efficacité des politiques créées, les entreprises doivent également disposer d’un système de communication dans lequel les politiques de l’entreprise sont faciles d’accès pour les travailleurs à distance ou hybrides, par exemple un portail en ligne. Les employés doivent également avoir accès sur le web à un espace où ils peuvent divulguer les présents, donnés ou reçus, aux équipes chargées de la conformité, des ressources humaines ou des affaires juridiques, pour approbation. Les systèmes doivent également être mesurés et faire l’objet d’audits pour contrôler le nombre de reçus, de dépenses, de détails de voyage, de documents d’approbation et de divulgations.
En outre, les entreprises internationales doivent tenir compte du fait que les politiques en matière de cadeaux peuvent devoir être adaptées à la culture des différents pays. Dans certaines cultures et régions, l’offre de cadeaux fait partie du travail quotidien et permet de nouer des relations d’affaires et des liens sociaux. Il peut donc être nécessaire de procéder à des adaptations en fonction des normes sociales de chaque pays.
Pour en savoir plus sur la façon dont les services NAVEX peuvent aider votre entreprise à gérer efficacement les cadeaux, les pots-de-vin et la corruption, découvrez la solution NAVEX RiskRate ou téléchargez notre cas d’utilisation sur les cadeaux et les conflits d’intérêt.
Télécharger le cas d'utilisation
