Les risques les plus importants pour votre entreprise sont souvent ceux que vous ne pouvez pas voir. Mais comme de nombreuses personnes hésitent encore à “parler” de problèmes liés au travail, ces menaces peuvent rester cachées.
Permettre le signalement anonyme des problèmes ayant lieu au travail peut contribuer à faire tomber ces barrières et à révéler des informations cruciales, avant qu’il ne soit trop tard.
Qu’est-ce que le signalement anonyme sur le lieu de travail ?
Le signalement anonyme est un processus par lequel des personnes soumettent un rapport d’alerte sans révéler leur identité. Le rapport anonyme peut être privilégié par les personnes qui craignent d’être identifiées.
Le “signalement anonyme” est-il identique au “signalement confidentiel” ?
Le signalement anonyme n’est pas la même chose que le signalement confidentiel. Un rapport confidentiel signifie que l’identité du divulgateur est connue (par au moins une personne ou une entité, telle que le destinataire du rapport ou l’enquêteur), mais qu’elle reste protégée.
Le signalement anonyme est-il illégal ?
Il existe des restrictions légales au report anonyme dans certains pays. Ces restrictions concernent généralement :
- Le type de problème qui peut faire l’objet d’un signalement anonyme
- Les protections accordées aux personnes qui font des rapports anonymes
- La validité juridique des alertes anonymes dans des cas spécifiques
Toutefois, la situation évolue. Ces dernières années, certains pays, comme l’Australie, ont levé les restrictions sur les signalements anonymes. La directive de l’Union européenne sur la protection des lanceurs d’alerte, qui autorise les rapports anonymes dans toute l’UE, est un autre exemple qui a des implications de grande envergure. Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’autoriser les alertes anonymes, la plupart des États membres ont désormais transposé la directive en droit national et nombre d’entre eux les autorisent.
Pour en savoir plus sur la réglementation en matière de signalements dans le ou les pays où vous exercez vos activités, consultez notre guide des lois nationales sur la protection des lanceurs d’alerte.
Pourquoi devriez-vous autoriser les rapports anonymes ?
1. Les signalements anonymes renforcent la confiance
La peur des représailles est un facteur important qui empêche les gens de s’exprimer.
Donner aux gens la possibilité de rester anonymes lorsqu’ils font part de leurs préoccupations contribue à instaurer la confiance dans votre processus de rapport. Cela montre aux gens que la résolution d’un problème est plus importante que l’identification d’un lanceur d’alerte.
2. Vous pouvez toujours communiquer avec les signalants anonymes
On pense souvent à tort qu’il est impossible de dialoguer avec des lanceurs d’alerte anonymes.
Des solutions telles que le NAVEX Whistleblowing & Incident Management permettent une communication bilatérale entre un rapporteur et son organisation, qu’il reste anonyme ou non.
3. Les lanceurs d’alertes anonymes révèlent souvent leur identité plus tard
En 2023, 56 % des rapports de signalement reçus par NAVEX ont été soumis de manière anonyme, ce qui correspond à la tendance à long terme selon laquelle les taux de ces signalements se situent dans une fourchette de 50 %. La décision de cacher son identité est souvent motivée par l’incertitude qui peut entourer le processus de rapport.
Une fois que l’organisation a répondu au lanceur d’alerte et pris des mesures pour le rassurer sur les mesures de protection qu’elle a mises en place, il est assez fréquent que les personnes révèlent leur identité et s’engagent plus profondément.
Toutefois, le suivi des rapports anonymes n’est pas toujours assuré, ce qui constitue un champ d’opportunités. Les données de référence de NAVEX sur le signalement montrent qu’en 2023, pour la deuxième année consécutive, le taux de suivi des rapports anonymes n’était que de 27 %. Ce chiffre doit certainement être améliorer, plus de deux tiers des organisations manquant des occasions d’approfondir leurs enquêtes sur les problèmes signalés.
4. Les signalements anonymes ont toujours de la valeur
Le fait qu’un rapport ait été soumis de manière anonyme ne doit pas être une raison pour en rejeter la validité. En effet, notre analyse de plus de 1,86 million de rapports en 2023 montre que le taux global de corroboration des rapports anonymes se maintient à 33 %, tandis que les rapports nominatifs sont corroborés dans 50 % des cas. Cependant, il est important de noter qu’il est possible que les rapports anonymes soient corroborés à un taux inférieur étant donné le taux de suivi plus faible que pour les rapports nominatifs.
Les signalements anonymes peuvent mettre en lumière des problèmes dont vous n’auriez pas été conscients. Ils peuvent mettre en évidence des zones à risque au sein de votre organisation qui nécessitent une attention particulière, ou fournir un élément d’information crucial en rapport avec une enquête en cours.
Quels sont les inconvénients des rapports anonymes ?
Outre les implications juridiques potentielles (qui doivent être évaluées avec l’aide d’un conseiller juridique externe), l’anonymat peut entraver le processus d’enquête. Cela est particulièrement vrai dans les cas suivants :
- Le rapport soumis ne contient pas de détails cruciaux pour l’enquête
- Des informations supplémentaires sont demandées à l’auteur de la déclaration
- Le divulgateur a fait son rapport en utilisant un canal de communication à sens unique
Comment réduire les risques associés aux rapports anonymes ?
1. Redigez une série de questions structurées dans le cadre de votre processus de saisie des rapports afin de vous assurer que vous obtenez toujours les détails clés.
2. Utilisez une plateforme de gestion des incidents qui permet une conversation bilatérale avec les divulgateurs anonymes afin de faciliter votre enquête.
3. Proposez une gamme de canaux de signalement couvrant le web, le téléphone et le mobile afin d’améliorer l’accessibilité.
4. Formez les employés aux mesures de confidentialité et de lutte contre les représailles que vous avez mises en place. Cela peut augmenter les chances que le rapporteur choisisse de s’identifier.
Le rôle du signalement anonyme dans votre organisation
Autoriser le signalement anonyme est un moyen simple mais efficace d’encourager une forte culture de la parole.
En supprimant les obstacles au signalement, vous augmenterez le nombre de rapports et, par conséquent, vous aurez une meilleure idée des risques au sein de votre entreprise. Les divulgateurs anonymes peuvent alors être encouragés à révéler leur identité et à jouer un rôle plus actif dans le processus d’enquête.
La mise en œuvre d’une plateforme de signalement qui permet une communication bidirectionnelle sécurisée, quelles que soient les préférences d’une personne en matière de divulgation, vous permettra d’utiliser davantage les signalements anonymes et de mieux protéger votre organisation contre les risques auxquels elle est confrontée.
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