Les défis des conflits d’intérêts et de la gestion de la divulgation d’information
La complexité accrue et le manque de transparence ont contraint de nombreuses sociétés à prendre conscience du besoin de suivre et de mettre à jour les conflits d’intérêts. La création d’une culture de l’éthique et de la confiance commence par le ton que vous définissez au sommet. Lorsqu’il s’agit de la gestion de la divulgation d’information, cela signifie être ouvert avec vos employés et éléments constitutifs indiquant que vous ne voulez pas contrôler leurs relations, mais que vous devez connaître leurs relations existantes pour réduire les risques de conflits potentiels.
Si votre société ne dispose pas d’un endroit simple pour effectuer ces divulgations d’information, elles peuvent facilement être reportées ou complètement oubliées, mettant votre société en danger. Les sociétés ont besoin d’une manière simple de communiquer ce que peuvent être ces conflits d’intérêts, et fournir un moyen facile et rassurant pour effectuer ces divulgations.
CE DONT VOUS AVEZ BESOIN POUR ÉVITER LES CONFLITS D’INTÉRÊT
Politiques en matière de conflits d
Politique qui définit clairement les types de relations qui doivent être divulguées.
Processus
Un processus digne de confiance qui encourage les divulgations ouvertes et franches.
Formation
Une formation interactive qui offre un contexte clair et compréhensible de votre politique, expliquant clairement l’importance des conflits d’intérêts.
Signalement
Un moyen de suivre les enquêtes pour conflits d’intérêt et leurs résolutions, avec un mode de signalement facile.
Suivi
Un système permettant de suivre la communication entre la partie divulgatrice et l’équipe en charge de la conformité.
Connaissance
Mieux connaître vos tiers vous permet de communiquer clairement sur vos relations commerciales avec des personnes exposées politiquement, des fonctionnaires et des concurrents.
Comment gérer et surveiller les conflits d’intérêts
1.
Identifiez tous les règlements et contrats qui nécessitent une divulgation pour vous protéger contre les risques liés aux conflits d’intérêts.
2.
Formez clairement vos employés sur ce que constitue un conflit d’intérêts et mettez en place un environnement sûr pour en parler.
3.
Utilisez une solution automatisée de gestion des politiques pour permettre à tous vos collaborateurs de comprendre ce qu’est un conflit d’intérêt, ce qu’il est nécessaire de divulguer et comment le faire, ainsi que suivre les signalements faits au sein d’une base de données centrale.
4.
Suivez les enquêtes et les résolutions en matière de conflits d’intérêts et créez des rapports grâce à une intégration entre votre logiciel de gestion des politiques et votre système de gestion des incidents.