Votre guide dans le paysage de la conformité en matière de lancement d’alerte

Un dispositif d’alerte professionnelle est une plateforme qui permet aux employés (et parfois aux tiers) de signaler en toute confidentialité des préoccupations concernant une mauvaise conduite. Il vous aide à détecter et à résoudre les problèmes à un stade précoce, à  protéger votre entreprise des risques et à promouvoir une culture de la parole.  
 
Dans le monde entier, de nombreuses organisations d’une taille, d’un secteur ou d’un site d’exploitation particulier doivent disposer d’un système et d’un processus de dispositif d’alerte professionnelle pour répondre aux exigences réglementaires.

De nombreux pays, en particulier ceux de l’UE, disposent d’une législation exigeant un processus de lancement d’alerte pour les employés qui signalent une mauvaise conduite. Pour rester en conformité avec ces lois, un dispositif d’alerte professionnelle est le moyen le plus sûr de traiter les alertes professionnelles.  
 
Un système permet de créer un lieu de travail transparent et responsable où chacun peut vous dire si quelque chose a mal tourné, ou s’il est soupçonné que quelque chose a mal tourné, tout en vous gardant aligné sur l’évolution des exigences. 
 
Un dispositif d’alerte qui couvre toutes vos opérations vous aide à anticiper les comportements répréhensibles et contraires à l’éthique, ce qui peut vous éviter des problèmes juridiques et financiers et des dommages importants à votre réputation.

Vous devez choisir un système qui donne la priorité à la sécurité, indique clairement au lanceur d’alerte comment son rapport et ses données sont stockés et offre des options de signalement anonymes. Une communication claire sur votre engagement envers la confidentialité dans vos ressources de sensibilisation (comme les affiches, les bulletins et les formations) est également essentielle pour instaurer la confiance.

Votre politique doit clairement définir les comportements considérés comme une faute professionnelle, la  manière de soumettre un signalement et le processus d’enquête après un signalement par ou à propos d’une personne. Il doit également souligner votre engagement à protéger les lanceurs d’alerte contre les représailles, clarifier quels comportements constituent des représailles et définir les mesures prises si quelqu’un prend des représailles contre un lanceur d’alerte.

Chaque signalement doit être pris au sérieux et faire l’objet d’une enquête rapide et équitable. Documentez toutes les étapes du processus d’enquête et communiquez avec l’auteur du signalement sur les mesures prises (tout en respectant la confidentialité de toutes les parties impliquées). Un système de gestion des alertes professionnelles et des incidents capables d’aider avec des flux de travail automatisés peut aider à guider le processus, en soulageant la pression de suivre manuellement l’avancement et de consolider les données d’enquête.

Communiquez régulièrement votre politique de lancement d’alerte et vos canaux de signalement à vos collaborateurs. Soulignez l’importance de s’exprimer et de montrer l’exemple dans la création d’une culture d’ouverture sur le lieu de travail. Si un rapport a eu un impact significatif sur la réduction des risques pour l’entreprise, communiquez l’impact positif dans les actions dans la mesure du possible. Les lanceurs d’alerte s’expriment souvent pour faire la différence. Montrer l’impact positif des signalements est donc le meilleur moyen d’encourager une communication ouverte.

Oui ! Il est important de communiquer avec le lanceur d’alerte pour accuser réception de son signalement, le tenir au courant de l’avancement de l’enquête et le remercier d’avoir fait part de ses commentaires. Cela permet d’instaurer la confiance et d’encourager les signalements futurs, tout en vous aidant à répondre aux exigences en matière de temps de réponse de la législation telle que la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte.

Les défis peuvent inclure la garantie de la confidentialité, la  gestion équitable des enquêtes et la protection des lanceurs d’alerte contre les représailles. Disposer d’un processus clair et des bons outils peut aider à atténuer ces défis.

Suivez les indicateurs clés tels que le nombre de rapports reçus, les types de problèmes signalés et les résultats des enquêtes. Ces données peuvent vous aider à identifier les tendances, à évaluer l’efficacité du programme et à effectuer les ajustements nécessaires, ainsi qu’à collecter les données nécessaires pour les réunions du conseil d’administration et les audits.

Les lois sur la protection des lanceurs d’alerte varient selon les pays et les secteurs. Il est essentiel de comprendre et de se conformer aux réglementations qui s’appliquent à votre organisation pour éviter les sanctions juridiques et financières. Consultez nos lois sur la protection des lanceurs d’alerte par pays pour plus d’informations sur les exigences, ou contactez votre conseiller juridique pour obtenir des conseils sur ce qu’il faut rechercher dans la législation de votre région en matière de conformité aux lanceurs d’alerte.  

Un système dédié de gestion des alertes professionnelles et des incidents peut vous apporter la tranquillité d’esprit nécessaire pour répondre aux exigences réglementaires en matière de protection des lanceurs d’alerte.

Quelle que soit votre taille ou votre emplacement, nous disposons d’une gamme de solutions de conformité en matière de lancement d’alerte pour répondre à vos besoins.