Garantir le bon déroulement de votre programme de conformité et son respect des lois et réglementations en vigueur est essentiel au succès de chaque responsable de la compliance. NAVEX One simplifie la mise en conformité avec les attentes du ministère de la Justice.
L’évaluation des programmes de conformité d’entreprise (ECCP) du ministère de la Justice (DOJ) est la directive du ministère de la Justice des États-Unis aux procureurs fédéraux sur la façon d’évaluer la force et la qualité du programme de conformité d’entreprise d’une entreprise. Cette évaluation, à son tour, permet de déterminer l’ampleur et la sévérité des sanctions auxquelles une entreprise doit faire face en cas de non-conformité.
Le Département de la Justice met régulièrement à jour ces directives. La dernière mise à jour a eu lieu en septembre 2024 ; il s’agit de la cinquième révision depuis que le département a publié ses directives originales en 2017.
S’aligner sur les attentes de conformité du DOJ peut être une tâche difficile. Les responsables de la conformité peuvent commencer par répondre aux trois questions que le ministère de la Justice des États-Unis demande aux procureurs de poser au début de leur évaluation :
L’application du DOJ est en hausse et la non-conformité est coûteuse. Qu’il s’agisse de réagir aux violations des sanctions ou de lutter contre la fraude, de vous conformer aux exigences du DOJ et de vous assurer que vous restez du bon côté des réglementations est essentiel pour protéger votre réputation et vos résultats financiers.
Ce que couvrent les orientations du DOJ sur l’évaluation des programmes de conformité des entreprises
Le Département de la justice fournit des conseils pour définir les normes de conformité et d’éthique de l’entreprise. Bien que des exigences spécifiques puissent varier en fonction de la nature de l’entreprise, certaines demandes incluent :
Mise en place d’un programme de conformité
Les entreprises doivent mettre en œuvre et maintenir un programme de conformité efficace adapté à leurs risques et opérations spécifiques. Cela inclut l’intégration de processus pour la mise à jour régulière des politiques et des procédures afin de refléter les enseignements tirés des problèmes passés et des risques émergents.
Évaluation des risques
Des évaluations des risques régulières doivent être menées pour identifier et atténuer les risques de conformité potentiels associés aux opérations, au secteur, aux violations et aux emplacements géographiques de l’entreprise. Les récentes orientations du DOJ mettent particulièrement l’accent sur l’adaptation de ces évaluations pour faire face aux risques nouveaux et évolutifs, en particulier ceux liés à la technologie.
Politiques et procédures
Les entreprises doivent avoir des politiques et des procédures claires et bien communiquées qui traitent des risques de conformité pertinents, tels que la lutte contre la corruption, les pots-de-vin, les ententes, la confidentialité des données et d’autres exigences légales. Il est essentiel de mettre en place un processus de mise à jour de ces politiques en réponse aux enseignements tirés et aux changements technologiques.
Formation et communication
Les employés doivent recevoir une formation régulière sur les politiques et procédures de conformité, et il doit exister des canaux de communication efficaces pour signaler les violations potentielles ou demander des conseils. La formation doit être adaptée aux risques spécifiques et intégrer des mécanismes pour confirmer que les employés savent comment accéder aux politiques pertinentes.
Vérification préalable des tiers
Les entreprises doivent mener une diligence raisonnable vis-à-vis des tiers, tels que les fournisseurs, les agents, les distributeurs et les partenaires commerciaux, pour s’assurer qu’ils respectent les normes de conformité de l’entreprise.
Signalement interne
Les entreprises doivent disposer d’un système permettant aux employés (et à d’autres tiers, le cas échéant) de soumettre des allégations de mauvaise conduite. Le système doit fonctionner dans les langues parlées par les employés et être accessible sur des canaux que les employés savent utiliser. Il doit également accepter les signalements anonymes. En outre, l’accent doit être mis sur le suivi des enquêtes sur les alertes professionnelles afin de garantir l’équité et la cohérence dans le traitement des signalements.
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Le respect des exigences du DOJ est essentiel au succès de votre entreprise pour de nombreuses raisons.
Mesures que vous pouvez prendre pour respecter les directives de conformité DOJ
Pour rester conformes, les entreprises doivent :
Cartographier les attentes du DOJ et mener des évaluations des risques
L’alignement sur les attentes du DOJ nécessite quelques étapes pour identifier et gérer vos risques. Cette étape permet à l’ensemble du programme de réussir et contribue à renforcer la résilience du programme de conformité.
Établir des politiques et des procédures
Le respect des règles commence par leur définition. La création de politiques et de procédures et d’un code de conduite fournira des informations vitales à votre personnel et aux tiers qui vous aideront à répondre aux exigences de conformité.
Diffuser des formations et des communications régulières
La formation de votre personnel et la communication des attentes en matière de conduite permettent non seulement d’enseigner les comportements que vous souhaitez voir adopter, mais sont également attendues par le Department of Justice.
Établir des systèmes et protocoles de gestion des incidents et de la hotline
De la réception des rapports à la résolution des problèmes, votre ligne d’assistance téléphonique et vos systèmes de gestion des incidents sont au cœur de votre programme de conformité. Équipez votre équipe des bons outils et protocoles pour les enquêtes et le suivi afin de créer la culture que vos collaborateurs méritent.
Faire preuve d’amélioration continue, de tests et d’examens périodiques
L’éthique et la conformité ne sont pas une destination, c’est un voyage. Une fois que les outils appropriés sont en place, la surveillance continue, les audits réguliers et l’évolution et la croissance du programme démontrent un engagement continu en matière de conformité.
Les solutions NAVEX One faciles à utiliser peuvent aider votre entreprise à rester conforme aux directives du DOJ
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Les programmes de conformité d’entreprise sont des systèmes formalisés au sein des organisations conçus pour identifier et prévenir les violations des lois et réglementations et pour promouvoir la conduite éthique et l’intégrité dans les opérations commerciales. Ces programmes englobent des politiques, des procédures et des pratiques qui garantissent la conformité d’une organisation et de ses employés aux normes légales et aux réglementations du secteur.
Un programme de conformité d’entreprise comprend généralement :
Bien que les « piliers » d’un programme de conformité d’entreprise puissent être synonymes des sept éléments mentionnés ci-dessus, ils soulignent les aspects fondamentaux essentiels à l’efficacité du programme :
Il n’existe pas de « look » standard pour un bon programme de conformité. Mieux vaut dire qu’un bon programme de conformité se caractérise par :