Guide du ministère de la Justice des États-Unis concernant la conformité des entreprises

Guide de conformité du ministère de la Justice des États-Unis :

L’évaluation des programmes de conformité d’entreprise (ECCP) du ministère de la Justice (DOJ) est la directive du ministère de la Justice des États-Unis aux procureurs fédéraux sur la façon d’évaluer la force et la qualité du programme de conformité d’entreprise d’une entreprise. Cette évaluation, à son tour, permet de déterminer l’ampleur et la sévérité des sanctions auxquelles une entreprise doit faire face en cas de non-conformité.  

Le Département de la justice met à jour ces directives de temps à autre. La dernière mise à jour est arrivée en mars 2023 ; il s’agit de la quatrième révision depuis que le département a publié ses directives originales en 2017.

Respecter les directives du DOJ en matière de conformité n’est pas une tâche facile...

S’aligner sur les attentes de conformité du DOJ peut être une tâche difficile. Les responsables de la conformité peuvent commencer par répondre aux trois questions que le ministère de la Justice des États-Unis demande aux procureurs de poser au début de leur évaluation : 

• Le programme est-il bien conçu ?  
• Le programme est-il bien fourni en ressources et en moyens adéquats pour fonctionner ?
• Le programme fonctionne-t-il dans la pratique ? 
• Comment le profil de risque de l’entreprise est-il déterminé ?  
• Le programme est-il adapté pour détecter les types spécifiques de mauvaise conduite identifiés et les ressources sont-elles allouées en conséquence ?  
• Le programme est-il examiné et révisé à intervalles réguliers ?

Ce que couvrent le guide du ministère de la Justice des États-Unis sur l’évaluation des programmes de conformité des entreprises

Le Département de la justice fournit des conseils pour définir les normes de conformité et d’éthique de l’entreprise. Bien que des exigences spécifiques puissent varier en fonction de la nature de l’entreprise, certaines exigences incluent : 

• Mise en place d’un programme de conformité. Les entreprises doivent mettre en œuvre et maintenir un programme de conformité efficace adapté à leurs risques et opérations spécifiques. 
• Évaluation des risques. Des évaluations des risques régulières doivent être menées pour identifier et atténuer les risques de conformité potentiels associés aux opérations, au secteur, aux violations et aux emplacements géographiques de l’entreprise. 
• Policies & Procedures. Les entreprises doivent avoir des politiques et des procédures claires et bien communiquées qui traitent des risques de conformité pertinents, tels que la lutte contre la corruption, les pots-de-vin, les ententes, la confidentialité des données et d’autres exigences légales. 
• Formation et communication. Les employés doivent recevoir une formation régulière sur les politiques et procédures de conformité, et il doit exister des canaux de communication efficaces pour signaler les violations potentielles ou demander des conseils. 
• Vérification préalable des tiers. Les entreprises doivent mener une diligence raisonnable vis-à-vis des tiers, tels que les fournisseurs, les agents, les distributeurs et les partenaires commerciaux, pour s’assurer qu’ils respectent les normes de conformité de l’entreprise. 
• Tendances en matière de signalement interne. Les entreprises doivent disposer d’un système permettant aux employés (et à d’autres tiers, le cas échéant) de soumettre des allégations de mauvaise conduite. Le système doit fonctionner dans les langues parlées par les employés et être accessible sur des canaux que les employés savent utiliser. Il doit également accepter les signalements anonymes.

Pourquoi la conformité du DOJ aux programmes d’entreprise est importante

Le respect des exigences du DOJ est essentiel au succès de votre entreprise pour de nombreuses raisons. 

• Conformité juridique - Le respect des principes énoncés dans l’Évaluation des programmes de conformité des entreprises (ECCP) du DOJ n’est pas seulement une question de choix moral – c’est une obligation légale. Le non-respect peut entraîner des conséquences juridiques. 
• Conformité légale - Adhérer à l’ECCP démontre l’engagement de votre organisation envers des pratiques commerciales éthiques, l’intégrité et l’équité. Il souligne votre engagement à mener vos activités avec honnêteté et transparence. 
• Gestion de la réputation - Dans l’environnement commercial interconnecté d’aujourd’hui, les parties prenantes examinent de près le comportement de l’entreprise. Les entreprises peuvent renforcer leur réputation en mettant en œuvre des programmes de conformité robustes alignés sur l’ECCP, ce qui favorise la confiance et la crédibilité des parties prenantes. 
• Accès au marché et partenariats - L’adhésion à l’ECCP améliore l’expansion du marché et les opportunités de collaboration. Alors que de nombreuses juridictions et entreprises accordent la priorité à une conduite éthique, la conformité aux normes anticorruption devient fondamentale pour établir des partenariats fructueux et accéder à de nouveaux marchés. 
• Atténuation des risques - Le respect proactif de l’ECCP permet d’atténuer un certain nombre de risques associés à la non-conformité, y compris les responsabilités légales, les perturbations de la chaîne d’approvisionnement et l’atteinte à la réputation. En intégrant des mesures de conformité dans leurs opérations, les entreprises peuvent se protéger contre les menaces potentielles et préserver leur viabilité à long terme.