Quanto costa un sistema di whistleblowing?

Perché le aziende optano per l’implementazione di un sistema di whistleblowing?

Negli ultimi anni, i sistemi di whistleblowing interni sono passati dalla pura compliance normativa all’attenzione del pubblico generale. Ad oggi, sistemi quali linee telefoniche e piattaforme sul Web sono ampiamente considerati strumenti essenziali per la creazione e il mantenimento di una sana cultura aziendale.

Come evidenziato nell’articolo in inglese pubblicato sul nostro blog, la ricerca condotta dalla  George Washington University Ha dimostrato anche la correlazione positiva che intercorre tra maggiori segnalazioni telefoniche e risultati finanziari migliori, comprovando quindi un chiaro imperativo commerciale a sostegno dell’implementazione di un efficace sistema di whistleblowing.

Parallelamente, riconoscendo il ruolo cruciale che possono ricoprire anche persone comuni nella prevenzione del crimine e della corruzione, governi di tutto il mondo stanno emanando nuove leggi per incoraggiare e proteggere i whistleblower, ossia coloro che effettuano la segnalazione.

Quali sono i fattori che possono maggiormente influenzare il costo di implementazione di un sistema di whistleblowing?

La risposta più semplice a questa domanda è di contattarci e  richiedere un preventivo. Capendo le esigenze specifiche della tua azienda potremmo infatti proporti, ad esempio, il prezzo di un software per il whistleblowing nel settore privato.

Prima di contattarci però, è probabile che tu voglia avere una panoramica più chiara dei vari punti che possono incidere sul costo di una hotline per la segnalazioni di illeciti e quali possono comportare variazioni di prezzo da un fornitore all’altro.

Essere al corrente di questi aspetti semplificherà la richiesta dei requisiti assicurandoti di ricevere un preventivo quanto più in linea possibile con le reali necessità della tua azienda.

1. Numero di dipendenti e Paesi coperti

Quando si delinea il costo di un sistema per il whistleblowing nel settore privato, questi sono i fattori che spesso incidono di più.

Una delle prime domande che ti porrà il fornitore sarà probabilmente quali Paesi coprire e per quanti dipendenti dovrà quindi essere disponibile il sistema di segnalazione di illeciti. Maggiore è il numero di dipendenti all’interno della tua organizzazione e più elevato può risultare il volume di segnalazioni (e dei relativi costi di elaborazione e amministrazione).

Per i sistemi che prevedono una linea telefonica, potrebbero essere presenti costi per l’installazione, la verifica e la manutenzione ordinaria di ogni numero verde nei Paesi che si desidera coprire.

I sistemi di segnalazione sono per te del tutto nuovi? Rivolgiti a un esperto per saperne di più.

2. Presenza di più lingue

Come immaginerai, maggiore sarà il numero di lingue coperte dal sistema e più elevato potrebbe risultare il costo, per via di possibili spese aggiuntive relative a servizi quali traduzione, interpretazione, operatori multilingue e la configurazione di opzioni di segnalazione online multilingue.

Anche traduzioni aggiuntive, ad esempio di segnalazioni inviate in un’altra lingua, possono comportare un costo supplementare. Assicurati di verificare quali siano tali costi aggiuntivi qualora non siano già inclusi nel preventivo.

3. Copertura dei fornitori

Un altro aspetto, che può incidere sui fattori elencati sopra e di conseguenza sul prezzo, è l’aggiunta di fornitori al sistema di whistleblowing. Anche se si è tentati dal contenere i costi escludendo terze parti, consigliamo ai nostri clienti di esaminare attentamente la questione.

L’implementazione di un sistema di whistleblowing per aziende private può migliorare gli standard etici anche della tua, ma ciò conta fino ad un certo punto se tale aspetto non viene esteso anche alla supply chain, soprattutto se i prodotti o servizi della tua attività sono forniti da terzi.

Da recenti casi di elevato profilo nel settore retail, è emerso come le problematiche legate all’etica nella supply chain possano generare un grave impatto sulla reputazione del marchio. Scopri maggiori dettagli sulla gestione del  rischio di terze parti.

4. Quantità e standard dei canali di segnalazione

È importante riflettere attentamente sui canali di segnalazione che si desidera mettere a disposizione. Se diversi canali possono richiedere un investimento superiore, è anche probabile che generino maggiori segnalazioni ( NAVEX Regional Whistleblowing Hotline Benchmark Report, 2019) e quindi dati strategici sul rischio più pratici e dettagliati.

Esamina i profili dei dipendenti per comprendere meglio i vari ambienti lavorativi e sedi in cui operano, le loro capacità e l’accesso alle comunicazioni. Associa i profili alle tipologie più adeguate di canali di segnalazione per semplificare ai dipendenti la procedura di segnalazione degli illeciti. Può risultare utile definire potenziali scenari utilizzando diversi profili per testare la soluzione a cui hai pensato.

5. Servizi o materiali promozionali

Una componente essenziale nell’efficacia del sistema di whistleblowing è il programma di sensibilizzazione messo in atto per favorirla. Sarà fondamentale comunicare non solo l’esistenza di tale sistema ma anche come e quando deve essere utilizzato, oltre alla prassi da seguire una volta effettuata una segnalazione.

I fornitori a cui ti rivolgi dovrebbero essere in grado di offrirti consulenza su come promuovere il sistema di segnalazione da te implementato. È possibile inoltre che alcuni fornitori dispongano di modelli o materiali promozionali da utilizzare come punto di partenza.

Tali materiali di marketing possono essere gratuiti o inclusi come extra: assicurati di chiarire questo punto alla ricezione del prezzo dal fornitore.

6. Software di gestione degli incidenti

Prima che il sistema di whistleblowing inizi a ricevere le segnalazioni, è importante comprendere come l’azienda registrerà ed elaborerà i dati generati dal sistema stesso.

Per grandi organizzazioni o per le aziende che potrebbero ricevere un elevato volume di segnalazioni, un  software completo di gestione degli incidenti potrebbe essere la risposta giusta con potenziali investimenti aggiuntivi.

Un software specializzato semplificherà la procedura, permettendo di assegnare le attività di indagine ai colleghi e di registrarne i risultati.

E soprattutto, fornirà un chiaro percorso di verifica di tutte le attività associate a una segnalazione proteggendo i dati sensibili sul whistleblowing.

Ai software di gestione degli incidenti, si prediligono spesso alternative generiche più economiche (come Microsoft Excel). Tuttavia, è essenziale considerare i potenziali risparmi a fronte degli obblighi di sicurezza e di privacy dei dati, soprattutto per le informazioni strettamente riservate sulla tua azienda e relativi dipendenti.

7. Formazione e assistenza all’implementazione

Per consentirti di sfruttare al meglio il sistema di whistleblowing da te implementato, alcuni fornitori potrebbero offrire corsi di formazione – soprattutto laddove sia presente un software – oltre a fornire assistenza nell’implementazione, lancio e nelle  procedure da mettere in atto.

Assicurati che il fornitore specifichi la formazione e l’assistenza incluse nel preventivo e quali voci (se presenti) sono addebitate invece come costo aggiuntivo. 

Altre considerazioni in termini di costi

Un fornitore potrebbe proporti un’offerta migliore con un contratto a più lungo termine. La durata del contratto potrebbe infatti influenzare il valore di potenziali sconti.

Quando avvii una negoziazione con un fornitore di sistemi di segnalazione di illeciti nel settore privato, assicurati di avere un’idea chiara delle esigenze della tua azienda. Da tale conversazione, possono emergere nuovi requisiti che non avevi tenuto in considerazione: preparati quindi a esaminare una soluzione di più ampio respiro rispetto a quella a cui avevi originariamente pensato.

Accertati, tuttavia, che il fornitore suggerisca una soluzione in linea con le tue esigenze specifiche e che soddisfi gli obiettivi generali dell’azienda.

Cos’altro?

Il costo per l’implementazione di un sistema di whistleblowing può rappresentare un fattore determinante nella scelta tra diversi fornitori, ma raramente offre il quadro completo. Per saperne di più sul servizio da noi offerto, visita la pagina del nostro  sistema di whistleblowing.

Per ricevere un preventivo, visita la  nostra pagina di richiesta dei prezzi.