Problematiche nella gestione dei conflitti di interessi e della divulgazione di informazioni
La crescente complessità e la mancanza di trasparenza hanno costretto molte aziende a monitorare e aggiornare costantemente le informazioni relative ai conflitti di interessi (COI, Conflicts Of Interest). La creazione di una cultura fatta di etica e fiducia inizia dal tono instaurato ai vertici aziendali. Per quanto riguarda la divulgazione di informazioni, va spiegato chiaramente a dipendenti e collaboratori che non vi è nessuna intenzione di controllare i loro rapporti, ma esiste l’esigenza di conoscere le relazioni esistenti per limitare i rischi associati a un potenziale conflitto.
Se l’azienda non offre la possibilità di parlare apertamente di questi aspetti, la questione rischia di essere rimandata o completamente dimenticata, esponendo l’azienda a un rischio superiore. L’azienda deve trovare il modo di comunicare chiaramente cosa si intende per conflitto di interessi e fornire un metodo semplice che incoraggi le persone a rivelare tali informazioni, anziché intimidirle.
COSA SERVE
Politica sul conflitto di interessi
Una politica che identifica chiaramente quali relazioni devono essere rese note.
Processo
Un processo dal carattere non intimidatorio che promuove il dialogo aperto e onesto.
Formazione
Una formazione interattiva che contestualizza tali politiche, illustrando chiaramente l’importanza del conflitto di interessi.
Segnalazione
Una soluzione per tenere traccia delle indagini sui conflitti di interessi e le relative conclusioni, con un metodo di segnalazione intuitivo.
Registrazione
Un sistema che traccia le comunicazioni fra la parte divulgante e l’esperto di conformità.
Approfondimento
Indagini approfondite sulle parti esterne per evidenziare eventuali interazioni nascoste con persone politicamente esposte, funzionari pubblici e concorrenti.
Possibili azioni da intraprendere per gestire e monitorare i conflitti di interessi
Fase 1
Identificare tutti i regolamenti e i contratti che richiedono la divulgazione dei conflitti di interessi.
Fase 2
Spiegare chiaramente ai dipendenti cos’è un conflitto di interessi e creare un ambiente sicuro per parlare dell’argomento.
Fase 3
Utilizzare una soluzione automatizzata per la gestione delle policy, che consenta di distribuire le dichiarazioni a tutti i dipendenti e di registrare in un database centrale quali di essi hanno letto e compilato il questionario.
Fase 4
Registrare le indagini sui conflitti di interessi e le relative conclusioni e produrre report che integrano il software di gestione delle policy e il sistema di gestione degli incidenti.