Problematiche nella prevenzione delle frodi aziendali
Le frodi aziendali possono causare danni finanziari e reputazionali, oltre a multe e sanzioni di legge. Ogni anno, un’azienda tipica perde il 5% dei propri ricavi a causa delle frodi. Efficaci controlli interni e una cultura improntata all’etica e all’integrità sono elementi chiave per identificare e prevenire le frodi.
Le misure contro tangenti, frodi e corruzione sono ai massimi storici. Le frodi sono difficili da rilevare e spesso le conseguenze non si limitano ai soli danni economici. Ciononostante, molte aziende non dispongono di un programma formale per la gestione delle frodi. Implementare tecniche di prevenzione e rilevamento è molto più semplice ed economico che recuperare le perdite subite.
Il programma di etica e conformità deve garantire che i dipendenti abbiano compreso appieno le caratteristiche chiave delle frodi e che dispongano degli strumenti necessari per segnalarle quando si verificano. I dipendenti costituiscono la prima linea di difesa e sono spesso a conoscenza di pratiche d’affari contrarie all’etica e casi di corruzione aziendale. Un sistema completamente integrato e basato sul rischio comprendente politiche, formazione, linee di comunicazione aperta e gestione del rischio di terzi può aiutare l’azienda a limitare il rischio di frode.
COSA SERVE
Gestione delle policy
Un sistema che garantisce la lettura e la sottoscrizione delle politiche aziendali sulla frode da parte dei dipendenti.
Formazione
Una formazione annuale che fornisca ai dipendenti un livello più approfondito di comprensione delle frodi aziendali e del comportamento etico appropriato.
Acquisizione e gestione delle segnalazioni
È necessario fornire a dipendenti, clienti e fornitori vari metodi per segnalare le frodi, come ad esempio una hotline di segnalazione.
Monitoraggio
Un metodo per monitorare quotidianamente le terze parti e un piano proattivo per gestire le segnalazioni di frode.
Sensibilizzazione
Promemoria continui, come poster con il numero della hotline, per garantire un’attenzione costante alla prevenzione delle frodi.
Controlli interni
Controlli interni appropriati, come la separazione delle mansioni dei dipendenti e i controlli della documentazione, oltre a verifiche annuali che assicurano l’esecuzione di tali controlli.
Comunicazioni aperte
Una cultura positiva nell’ambiente di lavoro, con linee di comunicazione aperta con la direzione.
Pianificazione
Una metodologia per rispondere e analizzare i potenziali casi di frode.
Possibili azioni da intraprendere per la gestione delle frodi aziendali
Fase 1
Adottare e comunicare solide politiche aziendali contro le frodi e assicurarsi che tutti i dipendenti abbiano letto e sottoscritto le politiche tramite un sistema di gestione delle policy. Corroborare le policy con una formazione regolare sui rischi di frode aziendale.
Fase 2
Definire un metodo semplice per consentire a dipendenti e figure esterne di segnalare le frodi direttamente all’azienda, tramite una hotline esterna per le segnalazioni anonime.
Fase 3
Mantenere il controllo delle parti esterne attraverso l’implementazione di un programma di gestione del rischio di terzi e assicurarsi che abbiano sottoscritto le politiche contro le frodi aziendali.
Fase 4
Ridurre al minimo le pressioni per il raggiungimento di obiettivi finanziari o livelli di entrate. Molti casi recenti di frode aziendale sono la conseguenza dell’imposizione di obiettivi irraggiungibili ai dipendenti.