ビジネスにおける最大のリスクが明らかでないことが多々あります。職場での問題について 「声を上げる」ことをためらう人々が未だに多いため、これらのリスクは隠れたままです。
職場における懸念事項を匿名で報告できるようにすることで、手遅れになる前にこの障壁を解消し、重大な情報を明らかにすることができます。
職場における匿名通報について
匿名通報とは、身元を明かさずに内部通報するプロセスです。匿名通報は、身元が明らかになるリスクを恐れる人々に支持される方法と言えるかもしれません。
「匿名通報」は「機密通報」と同じでしょうか？
匿名通報と機密通報は異なります。機密通報では、情報開示者の身元は (通報受信者または調査員などの少なくとも一人または一機関により) 知られていますが、保護されています。
匿名通報は違法ですか？
国によっては匿名通報には特定の法的制限があります。これらの制限は一般的に次に関係します:
- 匿名で通報できる問題のタイプ
- 匿名通報者に与えられる保護
- 特定の場合における匿名通報の法的有効性
しかしながら、状況は変化しています。近年、 オーストラリア などの一部の国々では、匿名通報への制限が解除されています。広範な影響力を持つ他の例として、EU内における匿名通報を許可する 欧州連合公益通報者保護指令を挙げることができます。この指令は匿名通報の許可を義務付けてはいませんが、ほとんどのEU加盟国は当指令を現在、国内法令に取り入れており、多くの国々において匿名通報が許可されています。
自国および運営を行う国における内部通報の規制に関するより詳しい情報は、 国内内部通報者保護法のガイドをご覧ください。
なぜ匿名通報を許可すべきか
1.匿名通報は信頼を築きます
情報開示者への報復に対する恐れが、声を上げることを妨げる大きな要因となっています。
匿名で懸念を表明する選択を与えることで、内部通報プロセスにおいて信頼を築くことができます。これは、問題に対処することが、情報開示者を特定するより重要であることを明確にします。
2.匿名の通報者と引き続き連絡を取ることは可能です
匿名の情報開示者とのやり取りが不可能であるというのは、よくある誤解です。
NAVEX Whistleblowing & Incident Management のようなソリューションは、匿名のままであるかどうかにかかわらず、情報開示者と組織間の双方向のコミュニケーションを可能にします。
3.匿名の情報開示者は後日身元を明らかにすることがよくあります
NAVEX を介して受け取った 2023年の内部通報の56%は匿名で行われました。この数字は、匿名通報率が50%台半ばであるという長期的な傾向に沿っています。身元を隠すという決断は、多くの場合、声を上げるプロセスに潜む不確かさに起因します。
組織が情報開示者に応え、実施している保護措置を保証することで、情報開示者は身元を明かし、より深く関与するようになることがよくあります。
しかしながら、匿名の通報に対するフォローアップは依然として遅れており、改善の余地があります。 NAVEX内部通報ベンチマークデータでは、2023年の匿名通報のフォローアップ率は2年連続でわずか27%であることを示しています。このため、3分の2以上の組織が、報告された問題の調査をさらに進める機会を逃しており、改善の余地が大いに残されています。
4.匿名の内部通報には依然として価値があります
通報が匿名で行われたという事実は、その正当性を否定する根拠にはなりません。実際、2023年における186万件以上の内部通報を分析したところ、匿名通報の 実証率 は33%で安定しており、記名通報の実証率は50%となっています。しかしながら、匿名通報は、記名通報に比べてフォローアップの割合が低いため、実証される割合が低い可能性があることに注意することが重要です。
匿名通報は、それがなければ気づかなかった問題を明らかにすることができます。組織内で注意を要するリスク領域を浮き彫りにしたり、既存の調査に関連する重要な情報が提供されたりすることがあります。
匿名通報の欠点について
（外部の法律顧問の助けを借りて評価する必要がある）潜在的な法的影響に加え、匿名性は調査プロセスを複雑にする可能性があります。これは特に、次の場合に当てはまります：
- 通報に、調査に関連する重要な詳細が欠落している場合
- 情報開示者からさらに情報が必要である場合
- 情報開示者が一方向のコミュニケーションチャネルを使用して通報した場合
匿名通報に伴うリスクを軽減する方法
- 体系的な質問セットを通報収集プロセスの一部として使用することで、重要な詳細を確実に把握する。
- 匿名の情報開示者との双方向の会話を可能にする インシデント管理プラットフォーム を活用して、調査に役立てる。
- アクセシビリティを向上させるため、ウェブ、電話、携帯電話などの、さまざまな通報チャネルを提供する。
- 実施している報復防止および機密保持対策について従業員にトレーニングを提供する。これは、通報者が身元を明かす選択を行う可能性を高めることにつながるかもしれません。
組織内における匿名通報の役割
匿名通知を提供することは、声を上げる文化を奨励するシンプルかつ強力な方法です。
通報に対する障壁を取り除くことで、通報の量が増え、ひいてはビジネスにおけるリスクに対する洞察が深まります。匿名の情報開示者には、身元を明らかにし、調査プロセスでより積極的な役割を果たすよう促すことができます。
個人が選択する情報開示方法に関係なく、安全な双方向のコミュニケーションを可能にする通報プラットフォームを導入することで、匿名通報をさらに活用できるようになり、直面するリスクからより適切に組織を守ることができるようになります。
