声を上げることを奨励する：EU 公益通報者保護指令を学ぶ

身元情報の漏洩

公益通報者の身元情報を安全に保護することには、多くの課題があります 

• 報復 - 公益通報者の身元情報が漏洩すると、深刻な悪影響が生じる可能性があります 
• 匿名性 - 個人情報を尋ねることで、公益通報者となる可能性がある人の勇気をそぐ可能性があります 
• データ保護 - 不適切なデータ処理は、個人情報の漏えいにつながる可能性があります

通報の場所、時期、方法

従業員は、通報書類の作成と取り扱い方法について明確な指針を必要としています。 

• 通報方法の選択肢 - 個人ごとに利用したい方法は異なるので、1つのホットラインを用意しておけば問題ないわけではありません。 
• 認知度 - 公益通報を行う場所についての指示がないと、通報内容が外部に漏れる可能性があります。 
• 取扱者の研修 - 事案を不適切に取り扱うことによる悪影響は、評判が下がるだけにとどまりません。

事案の追跡と対応

法令遵守を維持することが重要です。法令に違反することで、刑罰の対象となる可能性があります。 

• 積極的な対応 - 複数の通報を同時に取り扱うと、進捗や報告に対するフィードバックをし忘れたり、情報が漏洩してしまうことがあります。 
• 評判の低下 - 事案が効果的または効率的に処理されない場合、不信感が急速に広がります。 
• 内部プロセス - 誰が何をいつ行っているか把握できていないと、何も解決できなくなってしまいます。

案件管理プログラムの実施

統合化された公益通報ソリューションは、グローバルな通報を簡素化し、プロセスを合理化し、手作業によるリスクを軽減します。また、企業通報の傾向の収集と分析を支援することで、潜在的な問題領域を特定したり、問題を予測したりすることができます。

必須研修の実施

いつ、どこで、どのように通報を行うかに関する情報を従業員に周知徹底することで、データ漏えいや評判の毀損を回避します。さらに、通報を取り扱う担当者は、指令のベストプラクティスに従う必要があります。従業員がプロセスを理解していないと、評判の毀損、裁判所からの罰金や刑事罰につながる可能性があります。

報復から従業員を保護する

公益通報者の特定につながる可能性のある個人情報および事案情報が、GDPR の指針に従って保護されていることを保証します。ホットラインは、従業員が報復を恐れることなく、自信を持って、自由に、匿名で利用できるようにする必要があります。