Låt dina medarbetare komma till tals: Så uppfyller du kraven i EU:s visselblåsardirektiv
Dina medarbetare är din största tillgång. Visa att du vill skapa en etisk och transparent företagskultur genom att följa visselblåsarlagstiftningen.
Vad är EU:s visselblåsardirektiv?
EU:s direktiv om skydd av visselblåsare trädde i kraft den 17 december 2021 och syftar till att stärka skyddet för personer som vill rapportera överträdelser av EU:s regler eller missförhållanden på arbetsplatsen. Direktivet gäller juridiska personer inom EU, både offentliga och privata. Det omfattar privata företag med minst 50 anställda och företag av alla storlekar som är verksamma inom finanssektorn eller områden som är känsliga för penningtvätt.
Visselblåsning kan vara en svår nöt att knäcka
Vi förstår. För att navigera rätt i EU:s visselblåsarregler måste man tillämpa en nyanserad strategi och hitta rätt balans mellan efterlevnad och skyddet av individer. Vi vet hur svårt det kan vara och hjälper dig gärna
Vi får ofta frågor från kunder som vill se till att de verkligen gör rätt:
- Vi måste skydda visselblåsarens identitet, men hur?
- Hur kan vi hålla reda på vilka minimikrav som gäller i varje EU-land?
- Vet medarbetarna var och hur de ska rapportera missförhållanden?
- Vilka system behöver vi för att hantera, lagra och handlägga ärenden?
- Hur kan vi se data och statistik om de ärenden vi tar emot och utreder?
Fakta om EU:s visselblåsardirektiv
isste du det här om EU-direktivet?
-
28%
av medarbetarna tog inte upp problem eftersom de inte trodde att några korrigerande åtgärder skulle vidtas
-
100%
EU-länder har antagit och införlivat direktivet
-
21%
av de tillfrågade organisationerna får 5 eller fler rapporter per 100 anställda
Vi reder ut frågetecknen kring EU:s visselblåsardirektiv
Det finns många svårigheter kopplade till visselblåsning – allt från att säkerställa global efterlevnad till att skydda visselblåsare.
-
När masken faller
Att skydda en visselblåsares identitet kan vara svårt
- Repressalier – att avslöja en visselblåsares identitet kan få allvarliga konsekvenser
- Anonymitet – att be om personuppgifter kan skrämma bort potentiella sanningssägare
- Dataskydd – felaktig datahantering kan leda till informationsläckage
-
Var, när och hur man rapporterar
Dina medarbetare behöver tydliga instruktioner för hur de ska rapportera missförhållanden.
- Rapporteringsalternativ – olika medarbetare har olika preferenser, och det finns inte en rapporteringsväg som passar alla
- Medvetenhet – om det är otydligt var en intern rapport ska skickas kan det hända att den skickas utanför organisationen
- Utbildning för handläggare – felaktigt hanterade ärenden kan kosta mer än bara anseende
-
Följa upp och utreda ärenden
Efterlevnad är otroligt viktigt. Annars kan ditt företag tvingas betala böter.
- Reagera aktivt – när flera rapporter hanteras samtidigt kan det hända att uppdateringar eller feedback glöms bort
- Skadat anseende – om ett ärende inte hanteras på rätt sätt kan misstron snabbt sprida sig
- Interna processer – oklarheter kring vem som ska göra vad, och när, kan göra processerna krångliga och ineffektiva
Visa att du följer visselblåsarreglerna
Ett fungerande visselblåsarsystem är ett måste för varje framgångsrik organisation. Varför? Låt oss ta en titt på hur effektiv rapportering påverkar dina medarbetare och håller igång verksamheten.
- Skydda personuppgifter för att upprätthålla medarbetarnas förtroende och stoppa repressalier
- Skapa en etisk företagskultur där människor känner att deras oro och välbefinnande tas på allvar
- Uppfyll kraven i alla länder och regioner och undvik viten och skador på anseendet
- Förutse företagsrisker genom att använda rapportdata på rätt sätt
Efterlevnad av EU:s visselblåsardirektiv – det viktigaste
EU:s visselblåsardirektiv fastställer minimikraven för rapportering inom EU. För att uppfylla kraven måste din organisation göra följande:
-
Införa ett ärendehanteringssystem
En integrerad visselblåsarlösning förenklar rapporteringen, effektiviserar processerna och minskar de manuella riskerna. Den hjälper dig också att samla in och analysera trender i företagets rapportering så att du kan titta närmare på potentiella problemområden eller förutsäga problem.
-
Genomföra obligatorisk utbildning
Undvik dataläckage och skador på anseendet genom att se till att medarbetarna vet var, när och hur de ska rapportera eventuella missförhållanden. De som tar emot rapporterna måste också följa bästa praxis enligt direktivet. Om du inte ser till att medarbetarna förstår processerna kan företagets anseende skadas, eller så ni tvingas betala böter eller vite.
-
Skydda medarbetare mot repressalier
Se till att personuppgifter och ärendeinformation som kan avslöja en visselblåsares identitet skyddas enligt GDPR-reglerna. Via hotlines ska medarbetarna kunna kommunicera konfidentiellt, fritt och anonymt utan rädsla för repressalier.
Mer om EU:s visselblåsardirektiv
-
Vem skyddas av EU:s visselblåsardirektiv?
Direktivet skyddar personer som lämnar uppgifter om misstänkta överträdelser av EU:s lagstiftning som de har fått tillgång till genom sitt arbete. Hit räknas bland annat anställda, frilansare, aktieägare, styrelseledamöter, chefer och volontärer.
-
Vilken typ av överträdelser kan rapporteras enligt direktivet?
Överträdelser av EU:s lagstiftning på områdena finansiella tjänster, produkt- och transportsäkerhet, miljöskydd, folkhälsa, konsumentskydd och datasekretess kan rapporteras.
-
Hur skyddar direktivet visselblåsare mot repressalier?
Direktivet säkerställer att visselblåsare skyddas mot repressalier, inklusive avsked, nedflyttning och trakasserier. Det kräver att medlemsstaterna ser till att det finns konfidentiella rapporteringskanaler och att de som vidtar repressalier mot visselblåsare bestraffas.
-
Måste alla företag följa direktivet?
Ja, alla privata företag med minst 50 anställda och alla offentliga organisationer måste upprätta interna rapporteringskanaler och rutiner för hantering av visselblåsarrapporter enligt direktivet.
-
Vad bör min organisation göra för att följa direktivet?
Ni måste skapa transparenta, säkra och konfidentiella rapporteringskanaler, ge feedback till visselblåsare inom en viss tid och vidta åtgärder för att förhindra repressalier mot dem.
-
När måste EU:s medlemsstater införliva direktivet i sin nationella lagstiftning?
EU:s medlemsstater måste införliva direktivet i sin nationella lagstiftning senast den 17 december 2021. Tidsfristerna för implementering kan dock variera beroende på de lokala lagstiftningsprocesserna.
-
Vad händer om en visselblåsare rapporterar missförhållanden externt?
Enligt direktivet kan visselblåsare rapportera missförhållanden externt till behöriga myndigheter om de anser att det finns risk för repressalier, om inga åtgärder vidtas som svar på deras första rapport eller om de anser att missförhållandena är akuta eller innebär fara för allmänheten.
-
Tillåter direktivet anonym rapportering?
Direktivet tillåter anonym rapportering, men varje medlemsstat får själv bestämma om sådan rapportering ska vara tillåten. Även om anonymiteten inte garanteras måste visselblåsarens identitet skyddas.
-
Hur förhåller sig EU:s visselblåsardirektiv till GDPR?
Direktivet kompletterar GDPR genom att tillhandahålla åtgärder för att skydda personuppgifter som behandlas inom ramen för visselblåsarrapporter. Det säkerställer att sekretessen för visselblåsaren och eventuella inblandade externa parter upprätthålls och överensstämmer med GDPR-kraven.