Din kompass i visselblåsarlandskapet

Ett visselblåsarsystem är en plattform som gör det möjligt för anställda (och ibland tredje part) att konfidentiellt rapportera misstankar om missförhållanden. Det hjälper dig att upptäcka och ta itu med problem tidigt,  skydda ditt företag från risker och främja en kultur där man kan säga ifrån.  
 
Över hela världen är det ett krav att företag i en viss storlek, i en särskild bransch eller på en plats har ett visselblåsarsystem och en process på plats för att uppfylla lagstadgade krav.

Visselblåsning krävs i många länder, särskilt inom EU, för att anställda ska kunna rapportera om olika typer av missförhållanden. Visselblåsarsystem är det säkraste sättet att hantera visselblåsning på arbetsplatsen för att upprätthålla efterlevnaden.  
 
Ett system bidrar till att skapa en transparent och ansvarsfull arbetsplats där alla kan berätta om något har gått fel eller misstänks ha gått fel. Samtidigt kan du hålla dig uppdaterad om förändrade krav. 
 
Ett visselblåsarsystem som täcker alla dina verksamheter hjälper dig att upptäcka missförhållanden i ett tidigt skede. Det kan i sin tur potentiellt kan bespara dig juridiska och ekonomiska problem och allvarliga skador på ditt anseende.

Du bör välja ett system som prioriterar säkerhet, gör det tydligt för rapportören hur deras rapport och data lagras och erbjuder anonyma rapporteringsalternativ. Tydlig kommunikation om ditt engagemang i sekretess i dina medvetenhetsresurser (som affischer, rapporter och utbildning) är också nyckeln till att bygga förtroende.

Din policy bör tydligt definiera vilka beteenden som betraktas som missförhållanden, hur man lämnar in en rapport och processen för utredning efter att en rapport har gjorts av eller om en individ. Den bör också betona ditt engagemang för att skydda visselblåsare från repressalier, klargöra vilka beteenden som utgör repressalier och beskriva de åtgärder som vidtas om någon vidtar repressalier mot en visselblåsare.

Varje rapport ska tas på allvar och den ska utredas snabbt och rättvist. Dokumentera alla steg i utredningsprocessen och kommunicera med visselblåsaren om vidtagna åtgärder samtidigt som alla inblandade parters sekretess respekteras. Visselblåsning och incidenthantering kan hjälpa till med automatiserade arbetsflöden och underlätta processen genom att manuellt hålla reda på framstegen och samla alla utredningsdata på en plats.

Visselblåsning och rapporteringskanaler ska regelbundet kommuniceras till alla medarbetare. Betona vikten av att våga berätta  och föregå med gott exempel för att skapa en öppen arbetsplatskultur. Om en rapport har haft en betydande inverkan på att minska risken för företaget, kommunicera vad den positiva inverkan har inneburit och vilka åtgärder som har vidtagits där det är möjligt. Visselblåsare väljer att berätta för att göra en skillnad, så att visa upp den positiva effekten av rapporter är det bästa sättet att uppmuntra öppen kommunikation.

Ja! Det är viktigt att kommunicera med visselblåsaren för att bekräfta hans/hennes rapport,  uppdatera om utredningens framsteg  och tacka för att han/hon vågade berätta. Detta bidrar till att bygga förtroende och uppmuntrar framtida rapportering, samt hjälper dig att uppfylla kraven på svarstid i lagstiftning som EU:s direktiv om skydd av visselblåsare.

Utmaningarna kan omfatta att säkerställa sekretess,  hantera utredningar rättvist  och skydda visselblåsare från repressalier. Att ha en tydlig process och rätt verktyg kan bidra till att minska dessa utmaningar.

Spåra nyckeltal som antal mottagna rapporter,  typer av rapporterade problem och utredningsresultat. Dessa data kan hjälpa dig att identifiera trender, bedöma programmets effektivitet och göra nödvändiga justeringar. Det innebär också att du kan samla in nödvändiga data för styrelsemöten och revisioner.

Lagarna om skydd av visselblåsare varierar mellan olika länder och branscher. Det är viktigt att förstå och följa de bestämmelser som gäller för ditt företag för att undvika rättsliga och ekonomiska påföljder. Ta en titt på våra lagar för skydd av visselblåsare per land för information om krav – eller kontakta din juridiska rådgivare för vägledning om vad du ska leta efter i din regions lagstiftning för efterlevnad av visselblåsning.  

Ett utarbetat system för visselblåsning och incidenthantering kan ge dig sinnesro när det gäller att uppfylla lagstadgade krav på skydd av visselblåsare.

Oavsett storlek på ditt företag eller var du befinner dig har vi en rad lösningar för efterlevnad av visselblåsning som uppfyller dina behov.