Förstärk ditt team med programvara för HR-efterlevnad
Förenkla HR-efterlevnaden så att du kan fokusera på att skapa en bra arbetsplats.
Vad innebär efterlevnad för en HR-proffs – och varför är det viktigt?
Tänk på HR-efterlevnad som en investering i dina medarbetare, ditt anseende och ditt företags långsiktiga framgång. När dina medarbetare känner sig trygga, respekterade och trygga kan du:
- Skydda ditt teams förtroende – Skydda deras känsliga personuppgifter och visa att deras integritet är viktig för dig.
- Lös problem snabbt och rättvist – Hantera problem med fingertoppskänsla och självförtroende, minimera störningar och skapa en säker miljö.
- Var en proaktiv problemlösare – Identifiera potentiella risker innan de blir kriser, skydda dina medarbetares välbefinnande och din organisations resultat.
- Förespråka etiskt beteende – Skapa en kultur med integritet, locka topptalanger och vinna kundernas förtroende.
Förenklad HR-efterlevnad skyddar dina medarbetare – och din sinnesro
Det är lätt att känna sig överväldigad av efterlevnadskraven bland gamla Exceldokument, förvirrande policyer och ständiga utbildningskrav – för att inte tala om osäkerheten i att aldrig veta om HR verkligen gör en skillnad. Din oro berör flera olika områden:
- Juridisk osäkerhet – Du kämpar för att hålla jämna steg med ständigt föränderliga anställningslagar. Det gör att du blir osäker på om dina policyer och rutiner verkligen uppfyller kraven.
- Tidsödande utbildning – Att slösa värdefull tid på att ta fram och erbjuda utbildning i HR-efterlevnad, och sedan inte veta vem som faktiskt har slutfört den.
- Oro för revisioner – Rädsla för revisioner avslöjar luckor i efterlevnadsprogrammet som i sin tur utsätter företaget för risker.
- Begränsade resurser – Du är osäker på var du kan hitta tillförlitlig juridisk expertis eller hur man motiverar investeringar i efterlevnadsverktyg.
Du står inför hinder för efterlevnad av HR-bestämmelser
Från dataintrång till risker för diskriminering – efterlevnadsfrågor skapar stora problem för ditt företag och dina medarbetare.
-
Skydda känsliga data i ett komplext landskap
Från personnummer till bankkontoinformation – HR har mängder av känsliga uppgifter. En enda överträdelse kan skada medarbetarnas förtroende, aktivera rättsliga åtgärder och skada företagets anseende.
- Global efterlevnad – Att navigera i bland annat GDPR och CCPA kombinerat med branschspecifika regler gör upprättande av policyer och processer som uppfyller globala krav till en logistisk mardröm.
- Leverantörsrisker – Du saknar resurser för att noggrant granska löneleverantörer, förmånsplattformar och andra tredjepartsleverantörer.
- Säkerhet vid distansarbete – Fjärråtkomst till systemen kräver motsvarande onboarding-utbildning och cybersäkerhetsutbildning för att säkerställa att IT förblir säkert.
- Gamla system – Gamla och isolerade system, manuella processer och osammanhängande Excelark gör det svårt att hålla reda på vilken information som sparats. Det innebär tidsslöseri och ökade säkerhetsrisker.
-
Effektivisera rapportering och utredning av visselblåsning
Du behöver ett tillförlitligt sätt kunna ta emot, spåra och reagera på problem – inklusive känsliga och anonyma rapporter. Detta skyddar både dina medarbetare och ditt företags anseende.
- Ineffektiva rapporteringskanaler – Förvirrande system avskräcker medarbetare från att rapportera missförhållanden. Det ökar risken för att eventuella problem eskalerar.
- Rädsla för repressalier – Utan säkra och konfidentiella sätt att rapportera problem kan missförhållanden sprida sig och utsätta både dina medarbetare och företaget för risker.
- Utredningshinder – Ad hoc-processer fördröjer svarstiden och gör det svårt att spåra trender eller flagga större problem.
- Dolda problem – Bristande synlighet gör det svårt att generera rapporter för ledarskap, upptäcka mönster eller visa effektiviteten i efterlevnadsinitiativ.
-
Navigera i föränderliga regelverk och kommunicera det till medarbetarna
Från löne- och arbetstidslagar till IT-säkerhetsprocesser för distansarbete: arbetsrätten förändras hela tiden. Du behöver hitta ett sätt för att hålla reda på allt.
- Regelbundna uppdateringar – Det är svårt att hålla jämna steg med den ständiga strömmen av nya lagar, uppdateringar och tolkningar, särskilt utan en juridisk expert.
- Omedvetna fördomar – Du behöver verktyg och utbildning för att känna igen och mildra omedvetna fördomar vid anställning, befordran, utredningar och disciplinära åtgärder.
- Regional förvirring – Efterlevnad är ännu svårare om du har verksamhet i flera geografiska områden som har egna bestämmelser och arbetslagar.
- Kommunicera förändring – Det är en ständig utmaning att se till att chefer och medarbetare förstår och implementerar uppdateringar av policyer och rutiner.
-
Visa upp avkastningen på ditt efterlevnadsprogram
Det är viktigt att investera i efterlevnad, men det kan vara svårt att motivera kostnaden och visa avkastningen.
- Beräkna riskminskning – Det är svårt att sätta ett värde på rättstvister som undviks eller överträdelser som förhindras och det tar upp värdefull tid.
- Spåra effektivitet – Det är svårt att bevisa värdet av efterlevnadsinsatser och motivera den tid som läggs på förebyggande åtgärder.
- Proaktiv planering – Datadrivna insikter hjälper HR att argumentera för framtida investeringar eller förebyggande utbildningsprogram.
- Dåliga prognoser – Utan tydliga data om tidigare incidenter och trender är det svårt att identifiera framtida riskområden och motivera proaktiva efterlevnadsutgifter.
-
Skapa en säker och inkluderande arbetsplats
HR ligger i framkant när det gäller att skapa en kultur på arbetsplatsen där alla känner sig respekterade. Gamla verktyg, en nedprioriterad HR-funktion och inkonsekventa eller odokumenterade processer undergräver dessa insatser.
- Blandad medvetenhet – Gamla handböcker och utspridda resurser kan göra medarbetarna osäkra på företagets regler och förväntningar.
- Begränsade resurser – Du har svårt att komma åt alla e-postmeddelanden, frågor och meddelanden från medarbetare som frågar om företagets utbildningar, policyer och processer.
- Inkonsekventa utredningar – Om utredningarna inte är rättvisa och grundliga försämras förtroendet och det kan leda till ytterligare problem.
- Skapa kampanjer manuellt – Att lansera medvetenhetskampanjer eller distribuera utbildningsmaterial utan automatisering eller spårning är ineffektivt och leder till felaktigheter.
Checklistan för HR-efterlevnad: detta behöver du leverera
Det räcker inte att bara reagera på inkommande förfrågningar, problem och frågor. Proaktiva HR-ledare tar dessa viktiga steg för att ligga steget före:
- Centraliserad och säker data – En plattform som erbjuder robust kryptering, åtkomstkontroller och överensstämmer med viktiga integritetsregler som GDPR och CCPA.
- Strömlinjeformad incidentrapportering – Tillgängliga kanaler, inklusive alternativ för anonymitet och rättvisa och grundliga utredningar.
- Uppdateringar om regler – Medvetenhet om relevanta ändringar i lagar som rör löne- och timregler, policyer för distansarbete och skydd mot diskriminering.
- Tydlig utbildning och medvetenhet – Lättillgängliga policyer, inkluderande och flexibel utbildning och spåra status för slutförande för att hitta missade deadlines.
- Uppmätt framgång – Spårning av nyckeltal för att visa effekten av dina efterlevnadsinitiativ och bygga ett datadrivet fall för resurser och nya aktiviteter.