Unterstützen Sie Ihr Team mit Compliance-Software für das Personalwesen
Vereinfachen Sie die Compliance im Personalwesen, damit Sie sich ganz auf die Schaffung eines guten Arbeitsumfelds konzentrieren können.
Was bedeutet Compliance für Personalleiter – und warum ist sie so wichtig?
Die Compliance im Personalwesen kann als eine Investition in Ihr Personal, Ihren Ruf und den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens betrachtet werden. Wenn sich Ihre Beschäftigten sicher, respektiert und geschützt fühlen, können Sie:
- Das Vertrauen Ihres Team schützen – Schützen Sie die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter und demonstrieren Sie, wie wichtig Ihnen der Datenschutz ist
- Probleme schnell und fair beheben – Bearbeiten Sie Besorgnisse sensibel und zuverlässig und minimieren Sie damit Störungen und fördern Sie ein sicheres Arbeitsumfeld
- Als vorausschauender Problemlöser auftreten – Identifizieren Sie mögliche Risiken, bevor sie akut werden, und schützen Sie dadurch das Wohlbefinden Ihres Personals und das Ergebnis Ihres Unternehmens
- Ethisches Verhalten fördern – Schaffen Sie eine Kultur der Integrität, ziehen Sie Fachkräfte an und gewinnen Sie das Vertrauen Ihrer Kunden
Eine Vereinfachung der Compliance im Personalwesen schützt Ihre Mitarbeiter und gibt Ihnen Sicherheit
Zwischen veralteten Tabellenkalkulationen, verwirrenden Richtlinien und endlosen Schulungsanforderungen kann man sich durch die Compliance-Anforderungen schnell überlastet fühlen – ganz zu schweigen von der ständigen Ungewissheit, ob Ihre Personalarbeit wirklich erfolgreich ist. Die Liste Ihrer Sorgen kann sich auf verschiedene Bereiche ausdehnen:
- Rechtliche Unsicherheit – Angesichts der ständigen Veränderungen bei den Beschäftigungsgesetzen wächst die Unsicherheit, ob Ihre Richtlinien und Verfahren noch gesetzeskonform sind
- Zeitraubende Schulungen – Die Erstellung und Umsetzung der Compliance-Schulungen im Personalbereich ist zeitintensiv – und wie soll man kontrollieren, dass alle sie absolvieren?
- Angst vor Prüfungen – Die Angst geht um, dass bei Prüfungen Lücken in Ihrem Compliance-Programm offengelegt werden, durch die Ihr Unternehmen Risiken ausgesetzt ist
- Begrenzte Ressourcen – Das Gefühl, über zu knappe Ressourcen zu verfügen, etwa bei der Suche nach juristischer Expertise oder der Begründung von Investitionen in Compliance-Tools.
Hohe Hürden bei der Compliance im Personalbereich
Eine lückenhafte Compliance kann Ihr Unternehmen und Ihr Personal vor erhebliche Probleme stellen – von Datenschutzverletzungen bis zu Diskriminierungsrisiken.
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Der Schutz von sensiblen Daten ist eine komplexe Aufgabe
Die Personalabteilung verwaltet eine Vielzahl von sensiblen Daten, von Sozialversicherungsnummern bis zu Kontodaten. Eine einzige Datenschutzverletzung kann das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter untergraben, rechtliche Schritte auslösen und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen.
- Globale Compliance – Die Einhaltung der DSGVO, des CCPA, von branchenspezifischen Regelwerken usw. macht die Erstellung von weltweit konformen Richtlinien und Prozessen zu einem logistischen Albtraum.
- Lieferantenrisiken – Ihnen fehlen die Ressourcen, um Lohnzahlungsanbieter, Bonusplattformen und andere Drittpartien gründlich zu überprüfen
- Sicherheit bei Remote-Arbeit – Der Zugang zu Remote-Systemen erfordert entsprechende Einführungsschulungen und eine Schulung bei IT-Sicherheit, um den Schutz Ihrer IT-Systeme zu gewährleisten
- Veraltete Systeme – Veraltete und unverbundene Systeme, manuelle Prozesse und sperrige Tabellenkalkulationen erschweren den Überblick über gespeicherte Daten, kosten sehr viel Zeit und verursachen Sicherheitsrisiken
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Optimierung von Whistleblowing-Meldungen und -Untersuchungen
Sie benötigen eine verlässliche Methode, um Besorgnisse entgegenzunehmen, zu verfolgen und auf sie zu reagieren – auch bei sensiblen und anonymen Meldungen. Dies schützt Ihre Mitarbeiter und den Ruf Ihres Unternehmens.
- Ineffiziente Meldekanäle – Unübersichtliche Systeme schrecken Ihre Mitarbeiter davon ab, Missstände anzusprechen, und erhöhen die Gefahr, dass Probleme sich verschärfen
- Sorge vor Vergeltung – Ohne sichere, vertrauliche Kanäle, über die Missstände gemeldet werden können, kann sich Fehlverhalten verstetigen, was Risiken für Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen verursacht
- Hindernisse bei Untersuchungen – Unstrukturierte Prozesse verlangsamen die Reaktionszeit und erschweren die Ermittlung von Trends oder die Erfassung von wesentlichen Missständen
- Blinde Flecken – Ein Mangel an Transparenz erschwert die Erstellung von Berichten für die Geschäftsleitung, die Erkennung von Mustern oder den Nachweis der Effektivität von Compliance-Maßnahmen
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Umgang mit immer neuen regulatorischen Vorgaben und deren Vermittlung an das Personal
Die Beschäftigungsbestimmungen verändern sich ständig, von der Vergütung über die Arbeitszeiten bis zu den IT-Sicherheitsprozessen bei Remote-Arbeit. Sie brauchen einen Weg, um den Überblick zu behalten.
- Regelmäßige Aktualisierungen – Bei neuen Gesetzen, Novellierungen und Auslegungen auf dem Laufenden zu bleiben, ist ein ständiger Kampf, besonders wenn einem kein juristischer Experte zur Seite steht
- Voreingenommenheit – Sie benötigen Tools und Schulungen, um unbewusste Voreingenommenheit bei Personalbeschaffung, Werbung, Untersuchungen und disziplinarischen Maßnahmen zu erkennen und zu verringern
- Regionale Verwirrung – Compliance wird noch schwieriger, wenn Sie in mehreren Ländern oder Regionen tätig sind, in denen jeweils eigene Bestimmungen und Arbeitsgesetze gelten
- Vermittlung von Änderungen – Zu gewährleisten, dass Führungskräfte und Mitarbeiter Änderungen bei Richtlinien und Verfahren verstehen und umsetzen, ist eine ständige Herausforderung
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Nachweis des ROI Ihres Compliance-Programms
Investitionen in die Compliance sind von wesentlicher Bedeutung, doch kann es schwer sein, die Kosten zu rechtfertigen und den ROI nachzuweisen.
- Quantifizierung der Risikoreduzierung – Vermiedene Klagen oder Rechtsverstöße lassen sich schwer in Geldbeträgen darstellen
- Verfolgung der Effizienz – Der Wert der Compliance-Maßnahmen lässt sich nur schwer nachweisen und die für präventive Maßnahmen aufgewandte Zeit entsprechend schwer rechtfertigen
- Vorausschauende Planung – Datengestützte Einblicke helfen der Personalabteilung, künftige Investitionen oder präventive Schulungsprogramme zu begründen
- Schlechte Prognosen – Ohne klare Daten über vergangene Vorfälle und Trends lassen sich künftige Risikobereiche nur schwer ermitteln und Ausgaben für proaktive Compliance-Maßnahmen begründen
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Förderung eines sicheren, inklusiven Arbeitsumfelds
Bei der Förderung einer Kultur, bei der sich alle respektiert fühlen, steht die Personalabteilung in der ersten Reihe. Veraltete Tools, Einsparungen in der Personalabteilung und uneinheitliche oder undokumentierte Prozesse untergraben diese Anstrengungen.
- Fehlende Kenntnisse – Veraltete Handbücher und verstreute Ressourcen können dafür sorgen, dass Mitarbeiter die Regelungen und Erwartungen des Unternehmens nicht kennen
- Begrenzte Ressourcen – Es ist kaum möglich, alle E-Mails, Fragen und Nachrichten zu bearbeiten, die Mitarbeiter über Schulungen, Richtlinien und Verfahren senden
- Uneinheitliche Untersuchungen – Wenn Untersuchungen nicht fair und gründlich ablaufen, verringert sich das Vertrauen in sie, was weitere Probleme nach sich ziehen kann
- Manuelle Kampagnenerstellungen – Die Umsetzung von Informationskampagnen oder die Verbreitung von Schulungsunterlagen ohne Automatisierung oder Nachverfolgung ist ineffizient und fehleranfällig
Unsere wichtigsten Ressourcen zur Compliance und zum Compliance-Management im Personalwesen
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Optimierung des Mitarbeiter-Onboardings
Erstellen Sie eine effektive Onboarding-Kampagne, um die Motivation und die Betriebskultur zu stärken. Eine zentrale Ethik- und Compliance-Plattform (E&C) kann neuen Mitarbeitern dabei helfen, die …Erfahren sie mehr
Compliance-Checkliste für das Personalwesen: Das müssen Sie umsetzen
Es reicht nicht aus, einfach nur auf eingehende Anfragen oder Probleme zu reagieren. Proaktive Personalleiter nutzen die folgenden wichtigen Faktoren, um zuverlässig zu handeln:
- Zentralisierte und geschützte Daten – Eine Plattform, die eine robuste Verschlüsselung und Zugriffskontrollen bietet und die wichtigsten Datenschutzregelwerke wie die DSGVO und den CCPA einhält.
- Optimierte Meldung von Vorfällen – Zugängliche Kanäle mit der Option von Anonymität sowie faire, gründliche Untersuchungen.
- Aktualisierungen bei Bestimmungen – Kenntnis bei wichtigen Änderungen an Vergütungs- und Arbeitszeitgesetzen sowie Richtlinien für Remote-Arbeit und Diskriminierungsschutz.
- Klare Schulungen und Informationsvermittlung – Einfach zugängliche Richtlinien, inklusive und flexible Schulungen und Nachverfolgung, um verpasste Fristen einzuholen.
- Erfolgsmessungen – Überwachung von wichtigen Kennzahlen, um die Effekte Ihrer Compliance-Maßnahmen aufzuzeigen und eine datengestützte Begründung für Ressourcen und neue Aktivitäten bereitzustellen.